Drie tips om je kosten voor beheer te verlagen

Beheer- en ontwikkeltaken zijn vaak een onzichtbare kostenpost. Ze bestaan vooral uit de tijd die er door jouw personeel in wordt gestoken, waardoor er minder tijd overblijft voor innovatie en ontwikkeling. Bij IT-Value ondersteunen we regelmatig bedrijven die hun beheerprocessen op een moderne manier willen inrichten. We kijken kritisch naar de dagelijkse werkzaamheden van de IT-afdeling en kijken naar de mogelijkheden om deze te automatiseren. De meest voorkomende en tijdrovende processen hebben we op een rij gezet.

1. Geautomatiseerde doe-het-zelf-service

Een IT’er is geen robot, maar soms krijgt hij dat gevoel wel. Vooral als hij iedere keer weer dezelfde tickets binnenkrijgt. ‘Ik kan niet inloggen op programma A’, ‘Mijn computer heeft een update nodig’, ‘Ik wil graag toegang tot deze applicatie, hoe doe ik dat?’.

Je kunt snel veel tijdwinst boeken door de top tien tickets te automatiseren. Daarbij wordt het ticket automatisch geregistreerd en behandeld, wordt de aanvrager snel geïnformeerd en geholpen en kan de IT-medewerker gewoon doorgaan met zijn echte werk. Is het een succes? Dan kun je het aantal geautomatiseerde tickets verder uitbreiden. Bovendien hoef je het niet te beperken tot IT gerelateerde aanvragen. Onder andere voor het aanvragen van facilitaire zaken of het reserveren van een ruimte, is dit systeem ook zeer geschikt.

2. Hop On Hop Off

Zeker bij wat grotere bedrijven is er een continue instroom en uitstroom van medewerkers. Het levert zowel de HR-afdeling, als de IT-afdeling handenvol werk op. Een nieuwe medewerker moet op zijn eerste werkdag aan de slag kunnen en toegang hebben tot de juiste rechten en applicaties. Daarnaast heeft een nieuwe medewerker waarschijnlijk nog een voorkeur voor devices en applicaties. En wat komt er allemaal bij kijken als een medewerker van afdeling gaat veranderen? Behoudt hij dan nog al zijn rechten en toegangen? Last but not least; wat als een medewerker uit dienst gaat? Je wilt niet dat deze medewerker nog bij bedrijfsgevoelige informatie kan komen. Dit moet secuur en soms erg snel gebeuren, daarnaast is het proces niet altijd geheel inzichtelijk. Ofwel het indienst-, doorstroom- en uitdienstproces van medewerkers kost de IT-afdeling veel (doorloop)tijd.

Je kunt veel tijd, geld en fouten besparen door dit proces te automatiseren. Op basis van iemand zijn functie, afdeling en locatie kunnen de juiste services worden uitgeleverd en weer worden ontnomen. De initiatie zal zeer waarschijnlijk bij HR vandaan komen, IT is in de regie maar zal hier niet meer veel tijd aan kwijt zijn doordat de processen geautomatiseerd verlopen.

3. Patches / updates beheren

Om de zoveel tijd moet een applicatie worden geüpdate. In de Cloud gaat dit automatisch, maar moet je als beheerder goed op de hoogte zijn van de mogelijke implicaties. On-premise moeten patches vaak handmatig worden uitgevoerd, wat veel tijd kost. Door dit te automatiseren kan een beheerder met een druk op de knop centraal patches uitvoeren voor alle applicaties in het systeem. Door een duidelijk overzicht te hebben van alle applicaties in het systeem, creëer je bovendien een duidelijk overzicht van wie wat gebruikt en welke licenties nutteloos geld kosten.

Conclusie

Overstappen op modern beheer levert voor organisaties dus tijdbesparende standaard processen op. Medewerkers zijn minder afhankelijk van de IT-afdeling en op de IT-afdeling is meer tijd voor innovatie. Wil je meer tips over modern beheer voor jouw bedrijf? Of kun je er wel wat hulp bij gebruiken? Vraag dan nu een vrijblijvende inspiratiesessie aan om er achter te komen wat jouw mogelijkheden en quick-wins zijn.