Inzicht in bedrijfsprocessen

In de aanloop naar het automatiseren van bedrijfsprocessen lopen veel organisaties "vast" omdat de bedrijfsprocessen nog niet (volledig) in kaart zijn gebracht. Het inzichtelijk maken van een bedrijfsproces is een taak waar men veelal tegenop ziet en wat daardoor vooruitgeschoven wordt en niet de prioriteit krijgt die het zou moeten hebben.

Stap 1, Breng je bedrijfsprocessen in kaart.

Normaal gesproken is dit een kwestie van doornemen met de personen die binnen een proces actief zijn. Dit kost tijd maar verdient zich met gemak (in veelvoud) weer terug. Breng de processen in kaart, denk hierbij aan hoe een proces begint (trigger in), welke taken verricht moeten worden, eventuele uitzonderingen weergeven, wie verantwoordelijk is en wat het volgende aansluitend proces is (trigger uit). Weet dat sommige processen bij 1 persoon bekend kunnen zijn, dit vormt hierdoor een risico voor het bedrijf. Vastleggen van de activiteiten lost dit risico op. Vergis je niet in hoeveel processen er binnen een bedrijf worden gebruikt. Voordat jij iets doet, heeft een ander al iets gedaan en gaat iemand anders na jou aan de slag.

Stap 2, Voldoet het proces aan alle wensen en eisen?

Denk hierbij aan de door het bedrijf gebruikte standaarden (de regels voor processen). Veelal zitten hier onderdelen in die niet meer actueel zijn (denk bijvoorbeeld aan recente invoering van GDPR/AVG) of waarvan inmiddels betere oplossingen voorhanden zijn. Wees niet bang om ook deze standaarden onder het licht te houden.

Wanneer het proces eenmaal in kaart is gebracht, is het belangrijk dit vervolgens ook goed bij te houden. Via een digitale omgeving is dat met minimale inzet mogelijk en heeft men ook de mogelijkheden het proces te automatiseren, mochten het bijvoorbeeld (veelvuldig) terugkerende processen zijn. Ook het "automatiseren van relatief kleine werkzaamheden kan door het X-aantal keren niet hoeven uitvoeren uiteindelijk een grote besparing worden. ‘Wie het kleine niet eert, …’

Stap 3, Hoe kunnen we dit verbeteren.

Op basis van de eerste twee stappen kan beoordeeld worden wat de beste verbetering zou kunnen zijn. Automatiseren, een essentieel onderdeel van uw digitale transformatie is een mooi voorbeeld hiervan. Omdat elk bedrijf uniek is, heeft IT-Value hiervoor een dienst samengesteld met de naam "Inzicht in bedrijfsprocessen" waarbij in een week tijd de 1ste stap in kaart wordt gebracht, rekening houdend met de 2de stap en adviseren we wat bij de 3de stap gedaan kan worden.

Wat nu.

Stelling: Is het inzicht krijgen in bedrijfsprocessen een kwestie van simpelweg tijd insteken en het komt in veelvoud (tijd -> kostenbesparing) weer terug?

Ja, eigenlijk wel maar er zijn wel een aantal zaken die we goed in de gaten moeten houden.

We hebben het hier over mogelijke procesveranderingen. Zaken als communicatie, samenwerking, omgaan met weerstand en nog zo van die zaken. Lees meer hierover in een ander blog met 5 tips om bijvoorbeeld de weerstand te breken: Weerstand bij IT-veranderingen: 5 tips. Zijn medewerkers bang om hun baan kwijt te raken door het optimaliseren/automatiseren van processen? Lees deze blog en zie geen gevaar maar kansen. Robotisering en de invloed op extra banen in de ICT. Vergeet tijdens deze stappen niet dat 'Meten Is Weten' omdat 'Gissen is missen'. Naast dat je weet wat het uiteindelijke verschil is, werkt dit ook als een motivatie om ook andere processen aan te gaan pakken, zeker vanuit het management.

Geïnteresseerd?

Neem vrijblijvend contact met ons op om eens van gedachten te wisselen over dit onderwerp. IT-Value helpt u graag verder.