IT en business met elkaar verbinden in 6 stappen – deel 2

De masterclass IT-strategie, -beleid en -innovatie, heeft bevestigd dat het belangrijk is om IT en business meer met elkaar te verbinden. In de loop der jaren lijken ze uit elkaar gegroeid te zijn, terwijl ze elkaar juist moeten versterken. Mede gebaseerd op de literatuur uit de masterclass benoem ik hierbij 6 stappen die essentieel zijn om IT en business met elkaar te verbinden. In mijn vorige blog heb ik de eerste 3 stappen om IT en business met elkaar te verbinden uiteengezet. In dit blog volgen de tweede 3 stappen.

Werk aan gezamenlijke doelen

Om verschillende groepen IT-stakeholders met eigen prioriteiten te voorkomen, moet er een cultuur gecreëerd worden die het gecoördineerd werken aan gezamenlijke doelen stimuleert.

IT is meer en meer verweven in de business. Met als gevolg dat IT een afdeling- en procesoverstijgende impact kent. Ook bij initiatieven vanuit de business. Toch hebben afdelingen of organisatieonderdelen vaak nog een tunnelvisie en enkel oog (en geld) voor hun domein en ontdekken te laat dat een verandering binnen de afdeling ook impact heeft op de IT-inrichting van andere afdelingen. Om dit te voorkomen, moet er een organisatiebreed overzicht komen van gezamenlijke doelen, gebaseerd op de visie en strategie van het bedrijf. Daarmee wordt duidelijk dat alle afdelingen samenwerken aan een groter doel. Dit kan vertaald worden in een roadmap. Deze roadmap wordt centraal beheerd door een IT Governance Board (ITGB). Deze ITGB bestaat uit medewerkers met kennis en mandaat vanuit business en IT. Zij spotten interne en externe veranderingen en passen aan de hand daarvan de roadmap en strategie aan. Belangrijk hierbij is dat dit proces niet alleen top-down werkt, maar ook bottom-up: dat de ‘gewone’ medewerker van de werkvloer ideeën aan kan dragen die serieus overwogen worden door de ITGB.

Stuur IT aan als een business-gedreven portfolio

Effectief management van IT-investeringen vraagt niet alleen inzicht in de te maken investering, maar ook in de reeds gemaakte investeringen om het gehele plaatje van de waarde van IT aan de business in te schatten. Hiermee worden risico’s, kosten en opbrengsten afgewogen voor de business als een geheel.

Het komt helaas regelmatig voor dat investeringen zich niet terugwinnen zoals vooraf berekend. Belangrijk hierbij is om eerlijk en kritisch te zijn en uitgaven te zien als een investeringsportfolio. Ook hierbij moeten services de basis vormen en niet louter techniek en projecten. Doel is om het investeringsportfolio in balans en onder controle te houden. In balans door niet alleen veilige investeringen of juist alleen investeringen met een hoog risico te doen. Maar ook in balans met de cyclus van de business; zo is er altijd een periode van investeren en een periode van optimaliseren en besparen.

En onder controle door de investeringen constant te evalueren. Valideren aan de strategie, maar ook het (her)kwalificeren van lopende en geplande projecten.

Al met al is het belangrijk om alle investeringen als een geheel te beschouwen, zonder ons in details te verliezen. En vooral niet te vergeten waar het om gaat; de IT moet waarde toevoegen aan de business.

Ontwikkel en koester relaties met belangrijke IT-leveranciers

Goed leveranciersmanagement is essentieel omdat zij een bron van kennis, kunde en mankracht kunnen zijn om de IT-dienstverlening te verbeteren.

Inkoop van goederen en resources en relatiemanagement met leveranciers is nu vaak gefragmenteerd over de business. Daarbij hebben leveranciers vaak een eigen agenda en kennisgebied en daardoor zijn hun prioriteiten niet altijd in lijn met die van de business van de klant. Dit is begrijpelijk, maar niet altijd goed voor het gezicht van IT. Met als gevolg gebrek aan vertrouwen richting de leveranciers.

Om dit te overwinnen is organisatiebreed leveranciersmanagement gewenst. Dit begint met het analyseren van de huidige leveranciers. Stel hoogover doelen op, definieer requirements, leer elkaar goed kennen en stel vervolgens met de (bestaande of nieuwe) leverancier een win-win plan op. Blijf vervolgens de performance hiervan monitoren en blijf in gesprek met de leveranciers over eisen, wensen, klachten en ontwikkelingen.

Conclusie

Deze zes stappen zorgen voor een nauwe samenwerking tussen IT en business. Het zijn zeker geen kleine stappen en tijdens het realiseren zullen er vast en zeker tegenslagen zijn. Maar laat dit de reis niet ontmoedigen! Want als we er eenmaal zijn, kunnen we het mooiste leveren wat in ons vakgebied mogelijk is: IT van werkelijk toegevoegde waarde laten zijn op de business.

Geïnteresseerd?

Mocht u meer willen weten over dit onderwerp of onze visie hierop. Neem gerust contact op, wij helpen organisaties bij het opstellen van IT-strategie en beleid en de vertaling hiervan naar concrete projecten of activiteiten.

Bron:

The technology garden – cultivating sustainable IT-business alignment

Jon Collins, Neil Macehiter, Dale Vile en Neil Ward-Dutton