Stop met ad hoc beheer en neem de regie!

Er is geen bedrijf ter wereld die een voorliefde heeft voor ad hoc beheer. Niemand wordt er blij van dat de IT-afdeling vooral bezig is met het blussen van brandjes, nooit verder komt dan de belangrijkste dagelijkse prioriteiten en daardoor geen vastomlijnd plan kan uitzetten. Toch is dit wel de dagelijkse praktijk bij veel bedrijven. Hoe ontsnap je uit zo’n vicieuze cirkel? En wat is de beste oplossing? In deze blog leggen we uit hoe je van ad hoc naar proactief gaat in vier stappen.

Ontsnappen uit de vicieuze cirkel

Stap 1: creëer lucht voor je IT’ers

Om met de deur in huis te vallen; het verbeteren van je beheer is meestal niet goedkoop. Afhankelijk van de problemen en de processen binnen je organisatie kan het tot enkele maanden duren om de zaken op orde te krijgen. De belangrijkste voorwaarde daarvoor is dat jouw IT’ers daar ook tijd en ruimte voor hebben, zonder dat ze steeds worden lastig gevallen met de dagelijkse sores. Om dit op te vangen kun je bijvoorbeeld jouw beheer tijdelijk uitbesteden, of tijdelijk extra personeel inhuren.

Stap 2: regel je processen

Afspraken naleven is enorm belangrijk binnen ICT-beheer. Als het goed is heb je daarvoor processen beschreven waar in staat wie in welke situatie wat moet doen. Op die manier verloopt de communicatie soepeler en is de taakverdeling duidelijk. Bij veel bedrijven die ad hoc beheren zijn deze processen ondergesneeuwd geraakt door de praktijk of simpelweg vergeten. Stap één is dan ook het optimaliseren en (her)introduceren van deze processen. Zo weet iedereen weer hoe ze werken en kun je elkaar daarop aanspreken.

Stap 3: automatiseren

Automatisering van beheer haalt de menselijke factor weg, waardoor alleen de input overblijft. Die kun je als beheerder neerleggen bij de mensen op de vloer. Het voordeel van geautomatiseerd beheer is dat de handelingen altijd hetzelfde zijn. Door standaardisatie ontstaat overzicht, duidelijkheid, zijn de resultaten meetbaar en daardoor te verbeteren en ontstaat uiteindelijk tijdwinst.

Stap 4: proactief beheer

Door automatisering ontstaat tijdwinst, die de IT-afdeling vervolgens kan gebruiken om proactief te beheren. Merk je bijvoorbeeld dat de kosten voor Azure ineens hoog oplopen? Dan is er met proactief beheer tijd om uit te zoeken hoe dit komt en om een oplossing te vinden voordat het echt de spuigaten uitloopt. Voorkomen is tenslotte altijd beter dan genezen. En het werkt ook een heel stuk prettiger!

Zit jouw bedrijf ook vast in de vicieuze cirkel van ad hoc beheer? Schakel dan onze hulp en expertise in en neem contact met ons op.