‘Gemeentes, zorginstellingen maar ook andere bedrijven die een grote IT-verandering op zich af zien komen raad ik aan om vanaf het begin aandacht te hebben voor het houden van overzicht. Want dat is wat je vaak ziet gebeuren: door de enorme hoeveelheid taken die men op zich af ziet komen is het lastig om de juiste prioriteiten te stellen.

‘Gemeente Meierijstad heeft bij ons aangeklopt omdat de gemeente haar werkplekken en infrastructuur wilde veranderen naar een moderne en flexibele werkomgeving, ook met het oog op thuiswerken’. Dat zegt Elza de Haan, Business Consultant bij IT-Value. ‘Wij zijn met ze aan de slag gegaan op onze eigen kenmerkende manier. Dit betekent dat we, passend bij onze methodiek, eerst opnieuw hebben stilgestaan bij de visie. Dus bij de vragen ‘waarom wil je anders?’ en ‘wat wil je dan bereiken?’ We zijn alle percelen spreekwoordelijk langsgelopen, en hebben gekeken naar wát raakt het meest, wáár moeten we aan denken en wát kunnen we voorlopig buiten de scope van het project laten. Dat heeft geresulteerd in een roadmap, waaruit bleek wat de beste technische invulling was en de juiste volgorde om deze roadmap uit te voeren. Met de term percelen bedoelen we overigens dat we niet alleen kijken naar de techniek die nodig is, maar ook naar de organisatie. Denk dan aan de menselijke aspecten, het beheer, de manier waarop de IT-afdeling werkt, maar ook zoiets belangrijks als beveiliging. Kortom, we lopen het hele pallet van IT-dienstverlening langs om te kijken óf en welke acties er vereist zijn.’

‘In de samenwerking met de gemeente was het heel fijn dat er veel technische kennis aanwezig was. Men had echt verstand van zaken waardoor we al snel een helder overzicht hadden en we de juiste stappen met elkaar konden zetten’, vervolgt Elza. ‘Het jonge team bij de gemeente bestond uit een stel enthousiaste techneuten die precies wisten waar ze het over hadden. Vaak hadden we aan een half woord over en weer al genoeg. Deze transitie ging ook over het krijgen van inzicht en daarmee overzicht. Er was een duidelijke behoefte om door de bomen het bos weer te kunnen zien. Door op die manier met elkaar aan de slag te gaan hebben we deze gemeente geholpen met het maken van logische keuzes’, vervolgt Elza.

‘Vanuit technisch oogpunt bezien ging dat bijvoorbeeld over een combinatie van een VDI, een virtual desktop infrastructure, en - deels versneld door corona - over een moderne werkplek. Er werd immers veel meer vanuit huis gewerkt als gevolg van corona. De gemeente wil er blijvend naartoe dat er zo’n 30% vanuit de VDI gewerkt wordt en zo’n 70% vanuit de moderne werkplek. Dit laatste betekent in de praktijk vooral vanuit huis.’

‘Projecten binnen de overheid en zorg zijn meestal net wat anders dan voor het reguliere bedrijfsleven. In de afgelopen jaren hebben we al veel projecten uitgevoerd binnen deze context. De aanpak is net wat anders omdat, naast de specifieke manier van werken, ook de processen binnen deze organisaties niet zomaar snel aangepast kunnen worden. Soms speelt bureaucratie ook een rol, waardoor de zaken wat trager verlopen. Ondanks het feit dat de betrokken projectleden zélf vaak volop vooruit willen.’

‘Gemeentes, zorginstellingen maar ook andere bedrijven die een grote IT-verandering op zich af zien komen raad ik aan om vanaf het begin aandacht te hebben voor het houden van overzicht. Want dat is wat je vaak ziet gebeuren: door de enorme hoeveelheid taken die men op zich af ziet komen is het lastig om de juiste prioriteiten te stellen. Een externe partij die vaker met dit bijltje heeft gehakt kan dan snel de juiste richting aangeven zodat een transitie geen moeilijk en tijdrovend, maar juist een proces wordt dat volop energie geeft’, besluit Elza.