Het goed inrichten van een moderne werkplek, specifiek voor de zorg, is belangrijker dan ooit anno nu. In het combiblog van ICT-professionals IT-Value en Liquit lees je hoe je dit concreet aanpakt door het zetten van 3 concrete stappen.

‘Ook onze klanten, waaronder behoorlijk wat zorginstellingen en bedrijven met 500 werkplekken of meer, zijn in eerste instantie overvallen door de effecten van het coronavirus. En dan praat ik specifiek vanuit een focus op het gebied van digitaal werken.’ Aan het woord is Peter Hermeling, Chief Operating Officer bij Liquit, een gerenommeerd Nederlands bedrijf dat gespecialiseerd is in software voor het geven van toegang tot elke applicatie in een organisatie door inzet van een moderne werkplek. ‘Wat we eigenlijk doen is de kloof tussen de IT-afdelingen en eindgebruikers overbruggen door inzet van onder andere onze Liquit Digital Workspace. Uiteraard is de moderne werkplek als fenomeen geen nieuw gegeven, maar juist door het vele thuiswerken en het, ook op de werkvloer minder fysiek ontmoeten van collega’s heeft het, zij het noodgedwongen, wél meer aandacht en urgentie gekregen in de zorgbranche.’ Coreline de Lange, accountmanager bij IT-Value vult aan. ‘Die ontwikkeling in de markt merken wij ook. Zeker nu duidelijk is dat deze situatie op afstand met elkaar samenwerken als gevolg van het coronavirus, niet zomaar voorbij gaat. Ziekenhuizen, woonzorgcomplexen, GGZ-instellingen en andere organisaties die gerelateerd zijn aan de zorg, beseffen inmiddels dat de tijdelijk ingerichte oplossingen wel eens blijvend zouden kunnen zijn.’

‘En de verandering van tijdelijk naar blijvend roept natuurlijk nogal wat vragen en uitdagingen op’, aldus Peter. ‘Ook onze klanten werken immers met veel verschillende applicaties, in veel verschillende omgevingen. Sommigen van deze programma’s daarvan draaien lokaal, anderen vanuit de cloud, wat weer af kan hangen van het device dat gebruikt wordt. Voor de betrokken IT-afdeling is het vaak complex om al die backend-zaken aan elkaar te verbinden. In de huidige situatie, die zoals gezegd een blijvend nieuw normaal lijkt te worden, mag het voor de betrokken medewerkers niet meer uitmaken of je op kantoor, op de werkvloer of vanuit huis aan de slag bent. De systemen, software, programma’s en applicaties moeten naadloos op elkaar aansluiten, stabiel draaien en laagdrempelig te benaderen zijn. Nog té vaak horen we terug dat een werkdag met frustratie begint, omdat het inloggen of verbinding maken met de werkplek energie kost. Zonde, want dat is onnodig verloren energie.’

‘Kijk, om het duidelijk te maken zou je de metafoor van ducttape, wat letterlijk buizenplakband betekent, kunnen gebruiken: want dat is dé manier waarop de meeste werkplekken tijdens de eerste golf zo’n beetje aan elkaar geplakt zijn. Als directielid of adviserend IT-manager zou je jezelf inmiddels écht af moeten vragen of je voor deze tape-oplossing blijft gaan, of dat je liever vanuit een stevig fundament gaat bouwen. Het is, vanuit mijn professionele visie, eerlijk gezegd niet meer de vraag óf je overstapt op goed ingerichte moderne werkplekken die voldoen aan de eisen van nu, maar vooral wannéér je dat gaat doen.’

Coreline: ‘Omdat we vanuit de markt merken dat aanpassingen in de ICT-infrastructuur nogal eens als drempel worden ervaren, trachten we in dit blog drie eenvoudige stappen te beschrijven waarmee in elk geval een goede start gemaakt kan worden.’

‘Elke verandering start met een inventarisatie van hoe het nu gaat: waar lopen jouw zorggerelateerde medewerkers op dit moment tegenaan? Wat zijn de uitdagingen? Is het voor de eindgebruikers bijvoorbeeld een probleem dat elk device om een andere behandeling vraagt en komen de problemen die hieruit voortkomen steeds op het bord van de IT-manager terecht? De huidige IT-omgeving is vaak een optelsom van wat er in het verleden heeft plaatsgevonden’, vervolgt Peter. ‘Verschillende systemen zijn in de loop der jaren verbonden geraakt met verschillende technologieën. Uiteindelijk heb je dan toch een tussenlaag nodig, zodat applicaties op een universele, goed werkbare manier worden aangeboden. Wat er nu staat binnen veel zorgomgevingen is niet per se fout, het is alleen wél tijd voor verbetering. Denk in dit kader ook aan de AVG, die als gevolg van alle snel ingerichte thuisoplossingen lang niet altijd meer correct wordt nageleefd. Met alle risico’s en gevolgen van dien…’

‘Wanneer je beseft wat de huidige situatie is, dan kun je vervolgens de ideale wereld gaan beschrijven. Waar zou je als ziekenhuis of andersoortige zorginstelling naartoe willen op het gebied van ICT-omgeving? Vanuit onze jarenlange ervaring weten we inmiddels dat er veel behoefte is aan een platform waarin je alles terug kunt vinden en van waaruit je eenvoudig kunt samenwerken. Zo’n platform bieden we bijvoorbeeld in de vorm van een integratie met een nieuw of bestaand intranet. Daarbinnen zijn dan vervolgens alle applicaties aanwezig , die zich dan weer dynamisch aanpassen zodat het gebruikersgemak optimaal is. SaaS, Citrix, Office 365 en alles wat nog meer nodig is om het werk vanuit elke rol goed te kunnen doen, vind je terug in dit platform. Overigens, wij bieden als Liquit zelf ook een digitale werkplek, waarin alle applicaties zichtbaar zijn. En voor beide oplossingen geldt dat naast het feitelijke, inhoudelijke gedeelte van het werk ook ruimte is voor sociale aspecten. Zo zijn er volop voorbeelden van organisaties waar de collega’s, naast het werkgerelateerde stuk, ook foto’s delen over privéaangelegenheden zoals de geboorte van een kind of een 25-jarig huwelijk’, aldus Peter.

‘In deze derde stap ga je kijken naar wat de ideale wereld dan concreet oplevert. In de praktijk blijkt het dan al snel te gaan om kostenbesparing, het verlagen van de risico’s en het verminderen van stress. Vooral deze laatste factor is zichtbaar: we hebben situaties gezien waarbij het ziekteverzuimpercentage concreet lager werd, omdat er minder frustratie en irritatie op de werkvloer ervaren werd’, vertelt Peter. ‘Alleen al deze kort benoemde voordelen zijn redenen waarom we dit jaar zo’n 25 nieuwe zorginstellingen als nieuwe klant hebben mogen verwelkomen. Zij beseffen dat ze, in verband met het nieuwe normaal, het op afstand met elkaar samenwerken eenvoudiger willen (en moeten) maken. De techniek is er al, de tools zijn aanwezig en hoogwaardig met elkaar samenwerken door inrichting van een moderne werkplek is een stuk minder ingewikkeld dan sommigen denken. Het is op dit moment vooral de menselijke factor die verandering in de weg lijkt te staan. Persoonlijk ben ik van mening dat de mensen in de zorg het op dit moment al zwaar genoeg hebben, zij worden geacht aan het spreekwoordelijke bed te staan en vooral niet bezig zijn met zoeken naar de juiste applicatie om hun (toch al tijdrovende) administratieve taken uit te voeren. Om in de metafoor van ducttape te blijven: wanneer je serieus aan de slag gaat met het creëren van de moderne werkplek anno nu, dan vervang je ad hoc geplakte tape voor een gedegen model uit een 3D-printer dat staat als een huis. Gisteren, vandaag en in álle dagen daarna.’

‘Wat me, tot slot, nogal eens opvalt, is dat potentiële klanten vaak denken dat dit soort oplossingen behoorlijk kostbaar zijn, Het tegendeel is waar, er worden juist enorme besparingen behaald, zegt Coreline. ‘Wanneer een en ander in kaart is gebracht, je weet welke technieken je hebt, wie je eindgebruikers zijn en welke werkstijlen zij hanteren dan kun je concreet aan de slag door de juiste technieken voor de juiste scenario’s in te zetten. Het betekent ook niet dat je de bestaande technieken helemaal moet vervangen. Vaak werken we in kleine stapjes en integreren we in andere systemen. Het grote voordeel van onze partner Liquit is dat zij in staat zijn om te koppelen met alle bestaande technologieën. Dit betekent dat mensen ook gedurende deze transitie gewoon hun werk kunnen blijven doen, want op downtime zit natuurlijk niemand te wachten.’