Dit probleem met de virtuele werkplek herkent elke zorginstelling

Ook hinder van complexe virtuele werkomgevingen waar je eindgebruikers niet snel genoeg mee overweg kunnen? Lees dan het verhaal van Elza de Haan, Business Consultant bij IT-Value…

Journaal Item

‘Er zijn nogal wat zorginstellingen die te maken hebben met complexe virtuele werkomgevingen. Ze zijn op zoek naar een meer eenvoudige manier om hun medewerkers te faciliteren op het gebied van digitalisering. Het gaat dan om de mensen op kantoor en om de mensen in de zorg op de werkvloer’. Dat zegt Elza de Haan, Business Consultant bij IT-Value. ‘Onlangs nog hebben we voor een grote zorginstelling een proeftuin ingericht. Dat wil zeggen dat we een intranet hebben samengesteld waar alle informatie die medewerkers nodig hebben op te vinden is. Het gaat dan om documenten, applicaties, sociale interactie, werkprocessen en alles meer wat nodig is om het werk goed uitvoeren. Na het inrichten van de proeftuin hebben we een ronde langs een aantal eindgebruikers gemaakt. Tijdens deze demonstratieronden hebben we gevraagd wat zij van de opzet vinden. Deze rondgang was een bewuste keuze. Want we wilden niet dat dit gevoelsmatig een project van het IT-team of de directie zou worden. Juist de mensen die dagelijks moeten werken met devices, bijvoorbeeld aan het bed van een hulpbehoevende cliënt, weten als geen ander wat werkt en wat niet.’

Uitgangspunt: het werkt zo gemakkelijk mogelijk maken voor iedereen

Om een en ander in goede banen te leiden heeft IT-Value personas geformuleerd. Doel hiervan was de behoeften van de verschillende eindgebruikers nauwkeurig vast te stellen. Daarbij werd onderscheid gemaakt tussen mensen op kantoor en mensen op de werkvloer in de zorg. Zij bleken beiden ongeveer dezelfde behoeften te hebben. Elza: ‘Door dit vooraf in beeld te brengen voorkom je dat je een IT-oplossing bedenkt die achteraf niet passend blijkt te zijn. Zo hebben we de verschillende mensen gevraagd wat het doel van hun werk is, waar ze hun werk uitvoeren, welke informatie daarbij nodig is en of ze bijvoorbeeld op dit moment al gemakkelijk bij een rooster of een cliëntendossier kunnen. Maar ook waarom de huidige virtuele werkplek niet toereikend is en waar ze concreet op vastlopen. Lang verhaal kort: het was dus zeker geen IT-feestje alleen, maar een gezamenlijke aanpak. Uitgangspunt was het werk zo gemakkelijk mogelijk te maken voor iedereen.’

Steeds terugkomend verhaal uit de markt

‘Al snel bleek dat de complexiteit van de virtuele werkplek het grootste struikelblok was. Deze zorginstelling had bijvoorbeeld nog een Citrix-omgeving, maar er stonden ook veel zaken buiten die omgeving. Het was voor collega’s lang niet altijd duidelijk waar ze informatie vandaan moesten halen. Dat gold voor zowel de applicaties (binnen en buiten Citrix), maar zeker ook voor de overige informatie die niet duidelijk gestructureerd over verschillende mappen heen verdeeld was. Dat werd de rode draad van onze oplossing.’

‘Het was fijn om te merken dat we tijdens onze vraagronden positieve opmerkingen kregen over hoe overzichtelijk, intuïtief en laagdrempelig de nieuwe virtuele werkomgeving ervaren werd. Deze aanpassing vraagt daarbij om een andere mindset van de gebruiker. Want voorheen werd nog vaak gewerkt met mapstructuren en onrustig geklik door alle mapjes heen om het juiste document vinden. In de nieuwe eenvoudige werkomgeving tik je in de zoekfunctie summier een trefwoord in en je komt al snel bij het juiste document terecht. Het betekent ook de gedachte los durven laten van ‘in welke mapje staat dat document?’.

‘Het is juist dit verhaal dat ik graag deel omdat de oplossing die we bedacht hebben niet per se uniek is. We weten en horen terug uit de markt dat er veel organisaties tegen exact dezelfde problemen aanlopen.’
 

Voor de ICT-manager: start klein, bouwen rustig uit

‘Sommige IT-professionals willen nog wel eens opzien tegen een project als dit. Dan leg ik uit dat je heel laagdrempelig kunt starten’, vervolgt Elza. ‘Vergelijk het met een huis dat je bouwt met daarin een voordeur. Achter die voordeur kun je allerlei kamers maken. Maar de voordeur zelf, lees het sociale portaal, blijft altijd hetzelfde. De medewerkers die hoeven daarom niet zoveel te merken van de aanpassingen. Zij kunnen gewoon informatie uitwisselen, chatten en de andere functionaliteiten gebruiken. Daarnaast is het, als je komt van een traditionele Citrix-omgeving, kostentechnisch een stuk interessanter omdat de basis webbased is. Dat betekent overigens wel dat ook je applicatielandschap webbased moet zijn. Maar dat is sowieso een situatie waar we met zijn allen naar toe gaan. Al met al scheelt deze aanpassing je veel tijd, geld en energie. Alleen al omdat je niet meer zo’n grote omgeving in de lucht hoeft te houden. En ook het onderhoud neemt af, omdat je veel meer toe gaat naar het verdelen van werkzaamheden. ICT is daarmee niet meer volledig verantwoordelijk voor alles, maar fungeert meer als teamleider. En dat is dan weer een mooie kans voor de ICT-manager van nu.’

Het ook een stuk gemakkelijker maken? 
IT-Value helpt bedrijven met het gemakkelijker maken van hun werk. Dat doen ze, praktisch uitgelegd, door ICT ondersteunend te laten zijn aan de dagelijkse werkprocessen. Ben je benieuwd naar wat wij voor je kunnen betekenen? Bel dan vrijblijvend met 0315 681 238 of stuur rechtstreeks een mail aan Elza via e.dehaan@it-value.nl. We kijken uit naar je bericht.

Avatar of Author

Elza de Haan (Business Consultant)

De enige constante is verandering en is daarmee de factor tot succes

Moderne Werkplek

Van kijken, naar denken , naar doen en werken.

Kijken
Denken
Doen
Werken
→ Wat maakt onze werkwijze waardevol

Blijf up-to-date.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang het laatste nieuws in je mailbox.