Bij de keuze tussen interne capaciteit vrijmaken of een externe projectmanager aan te trekken spelen een aantal overwegingen een rol. Onze stelling: tenzij je iemand intern vrij kunt maken die de benodigde projectkennis en -ervaring heeft dan verdient het aantrekken van de juiste externe projectmanager zichzelf terug.

Stel jezelf de volgende vragen:

Interne mensen kosten ook geld en wat gaat het kosten als een project struikelt of nodeloos langer duurt?

Voordeel van een interne projectmanager is dat hij de organisatie(lijnen) kent, terwijl een externe zich dat eerst (waar nodig) eigen moet maken. Een externe projectmanager neemt echter ‘knowhow’ mee en heeft geen last van tunnelvisie.

Een externe PM hoef je niet fulltime in te zetten. Meestal is een paar uur per dag voldoende, deels remote, waardoor de kosten laag blijven.

• Zijn alle benodigde skills ook intern aanwezig?
• Zou je bijvoorbeeld het accountmanagement en service-delivery van een nieuwe belangrijke klant laten doen door iemand die je intern vrij kunt maken?
• Kan een interne projectmanager, waar nodig, hard genoeg zijn richting een leverancier?

Het voeren van een project is een taak die een aanzienlijk effect heeft op het risicoprofiel van het project. Een goede projectmanager geeft het project een goede start, herkent risico’s en stuurt op tijd bij.

• Is het een lastig project?
• Wat is de kans dat de interne medewerker hierop afbrandt?
• Kan de interne medewerker na het project wel weer gewoon met zijn collega’s werken?

Externe expertise is gericht op een goede oplossing, zelfs wanneer impopulaire maatregelen nodig zijn. Daar tegenover staat dat een ambitieuze interne medewerker het managen van een project kan zien als een opstapje naar meer. En gemotiveerde medewerkers zijn goud waard.

• Kan een interne medewerker de eigen lijn passeren als er vervelende maatregelen nodig zijn?
• Voelt deze zich vrij om direct naar de opdrachtgever te stappen als er ingegrepen moet worden?
• Kan die de lijnbaas (…en de baas van de baas) voldoende aanspreken in het kader van het project?

Projecten brengen veranderingen binnen de organisatie met zich mee, waar niet iedereen blij mee is. Uit ervaring weten we dat de kans op een verslechterende werkrelatie tussen de medewerker en vooral zijn lijnmanager zeker aanwezig is. Binnen een project is de opdrachtgever de baas. Als dat niet de normale lijnmanager is kan deze zich gepasseerd voelen, zeker als hij niet ‘project-minded’ is. Na het project moet de medewerker echter wel met zijn eigen lijnmanager verder. Een door de collega’s zeer gewaardeerde interne projectmanager zal snel gemotiveerde projectleden (collega’s) vinden. Het is echter wel belangrijk dat dit na het project nog hetzelfde is.

Projecten vragen tijd en aandacht van veel mensen binnen de organisatie. Hoe effectiever je met hun tijd om kunt gaan (en van jezelf), hoe goedkoper het project uitpakt. Kijk dus niet alleen naar de kostprijs van een in- of externe projectmanager. De impact van zijn of haar werk beïnvloedt veel meer andere kosten.

Uiteindelijk draait het om kennis, ervaring en vaardigheden om een project succesvol uit te voeren. Een project is niets meer of minder dan een investering in de toekomst en de organisatie heeft alle belang bij succes en een goed rendement daarvan. Concentreer jezelf vooral op wat je voor elkaar wilt krijgen en hoe aan de specialisten over te laten.