‘Aan bedrijven of organisaties die dit interview lezen en ook op deze manier aan de slag willen, raad ik aan om alvast goed in te lezen wat Governance is en wat je er, in combinatie met AvePoint en andere producten, allemaal mee kunt.’ Danny Werdler, Cloud Consultant bij IT-Value.

‘Bedrijven en ook (zorggerelateerde) instellingen werken meer en meer in de cloud. Daarin slaat men dus nogal wat bestanden op en er wordt zowel intern als extern veel informatie gedeeld. Dat geldt ook voor Zorggroep Groningen, een instelling die specialistische verpleeghuis- en revalidatiezorg voor ouderen met complexe gezondheidsproblemen biedt. We werken sinds ongeveer anderhalf jaar samen op het gebied van Governance met AvePoint.’ Aan het woord is Danny Werdler, Cloud Consultant bij IT-Value.

‘Natuurlijk is het een goede zaak dat dit samenwerken op afstand via Office zo veelvuldig gebeurt, maar het brengt tegelijkertijd ook uitdagingen met zich mee. Zo kan iedereen in de organisatie bijvoorbeeld een Teams-site aanmaken en dat is sinds de coronaperiode in een stroomversnelling gekomen, omdat we vanuit huis gemakkelijk konden samenwerken op die manier. Het betekent in veel gevallen wel dat IT de grip op de data een beetje kwijtgeraakt is. En die grip kan door inzet van Governance en AvePoint, wat ons betreft het beste pakket in de markt op dit moment, terug genomen worden. Specifiek voor Zorggroep Groningen gold dat men precies wilde weten welke informatie waar staat, waarom én hoe veilig deze data precies zin opgeslagen. Ook wilde men een splitsing in risicovolle data met daarin privacygevoelige gegevens maar ook inzicht in het Word- of Excel-document met daarin weinig relevante data.’

‘Het ging dus enerzijds om het grip krijgen op de data en anderzijds om het verkrijgen van inzicht. Onze rol was om structuur aan te brengen, rekening houdend met regelgeving, ook met het oog op de groei die Teams-sites nog altijd doormaken. Je ziet, en dat geldt niet alleen voor Zorggroep Groningen, dat er noodgedwongen op afstand werd samengewerkt toen corona zo’n twee jaar geleden de kop opstak. Er is, in de hectiek destijds, bij veel bedrijven en instellingen onvoldoende nagedacht over het leggen van een fundament onder deze nieuwe manier van samenwerken. Denk dan aan zaken als: op welke manier gaan we bestanden delen? Hoe gaan we met naamgegevensbeleid om? Het gevolg is dat iedereen op een eigen manier tenaamstellingen bedenkt, waardoor het een onoverzichtelijke brij wordt. Door inzet van AvePoint kun je dit soort zaken heel gemakkelijk structureren, bijvoorbeeld door het gebruik van sturende vragenlijsten die bovendien heel intuïtief te vullen zijn. Dit is ook in te zetten voor de interne en externe Teams-omgevingen en dat maakt het voor de beheerder erg prettig doordat er overzicht en structuur ontstaat. En dat leidt weer tot een goede inschatting van de risico’s, met name richting de externe communicatie.’

Danny: ‘Wanneer je met een dergelijk project aan de slag gaat, dan stellen wij vragen waar relaties in eerste instantie nog niet over nagedacht hebben. Dus los van het naamgevingsbeleid, staan we ook stil bij het wel al dan niet (anoniem) delen van linkjes met externe partijen. Wanneer een link bijvoorbeeld anoniem gedeeld kan worden, dan ben je als organisatie al snel de grip op je gedeelde informatie kwijt. Een dergelijke link kan immers eenvoudig doorgestuurd worden en jij hebt geen idee wie deze opent. We merken in onze praktijk dat daar lang niet altijd over nagedacht wordt. Wanneer dit bewustzijn er eenmaal is, wil men dit ook snel bij de kop pakken door er gericht beleid op te bepalen. Dat is overigens ook het mooie van AvePoint, zij bieden een uitgebreid dashboard waarin je precies kunt zien wat er binnen een organisatie gebeurt. Deze informatie kan als gespreksleidraad dienen om meer op strategisch niveau te bekijken en te besluiten hoe je er mee om wilt gaan. Het doet vaak best wat stof opwaaien, juist omdat het zoveel nieuwe inzichten geeft. Want, terug naar de basis, wat is Governance nu eigenlijk? Het is immers een behoorlijk breed begrip en iedereen wil het, maar eigenlijk weet men niet zo goed wat het precies betekent. Als je dit stuk bewustzijn en kennis over Governance als organisatie of commercieel bedrijf eenmaal omarmt, dan geeft dit veel kansen. Dan worden er behoorlijk wat deuren geopend naar nieuwe mogelijkheden. De gemiddelde security officer wordt daar behoorlijk gelukkig van', aldus Danny.

‘Binnen dit project was ik vooral bezig met het implementeren van AvePoint. In eerste instantie heb ik geïnventariseerd waar de behoefte lag, mijn collega Elza (red. de Haan) en ik hebben daartoe een aantal presentaties verzorgd. Juist ook om alvast een stukje bewustwording te creëren en daarnaast om uit te leggen hoe Office 365 met al die mogelijkheden überhaupt in elkaar zit. Vervolgens hebben we met elkaar uitgebreid gesproken over wat we waarom waar onder wilde brengen om vervolgens binnen AvePoint aan de juiste knoppen te draaien door beleidsregels te passen van A tot Z. Uiteindelijk hebben we de implementatie gedaan en het project afgelopen voorjaar opgeleverd. Op dit moment ben ik nog bezig met het verplaatsen van data vanuit de serveromgeving (on-premise) naar de cloud, ook zijn er aanpassingen gedaan binnen Microsoft Intune, de mobile device manager van Microsoft. Dit is overigens een gemakkelijke tool om apparaten, zoals laptops, mobiele telefoons of tablets binnen je organisatie uit te rollen, te beheren, er applicaties op te installeren op uit te voeren. En ik heb in de wandelgangen vernomen dat er nog wat nieuwe projecten gericht op security in de pijplijn zitten.’

‘Wanneer ik kort samenvat welk resultaat we hebben behaald, dan hebben we Zorggroep Groningen inzichten kunnen geven in hun data en we hebben structuur aan kunnen brengen in het aanmaakproces voor hun Teams-sites. Het was terugkijkend best wel een bumpy ride, maar dat is niet ongebruikelijk bij dit soort transities. Want doordat er zoveel inzichten loskomen, ontstaat er in eerste instantie vaak het gevoel dat men bijna niet weet waar te beginnen met alle vrijgekomen informatie. En juist omdat deze relatie zich zo openstelde richting ons en als partner vertrouwde, was het extra mooi om ons werk zo goed mogelijk uit te voeren. Die verantwoordelijkheid hebben we wel degelijk gevoeld. Er was veel creativiteit over en weer en ook het contact met Ferry, de projectmanager, verliep buitengewoon soepel. We konden grapjes met elkaar maken maar ook serieus samenwerken en onder andere die afwisseling maakte dit tot een mooie opdracht.’

‘Aan bedrijven of organisaties die dit interview lezen en ook op deze manier aan de slag willen, raad ik in aan om alvast goed in te lezen wat Governance is en wat je er, in combinatie met AvePoint en andere producten, allemaal mee kunt. Uiteraard kunnen wij die informatie vrijblijvend ter beschikking stellen. Omdat Governance een breed begrip is, is het belangrijk dat je vooraf bepaalt wat je er precies vanuit toe wilt passen. Daarnaast is het belangrijk, onmisbaar zelfs, om de wijzigingen die je door wilt voeren goed de organisatie in te dragen door er eindgebruikers bij te betrekken. En ook bij die adoptie helpen we vanuit het kennishuis dat we uiteindelijk zijn, graag met onze heldere handvatten en jarenlange ervaring’, besluit Danny.