‘Digitalisering wordt door mensen in de rol van eindgebruiker niet per se direct met iets positiefs geassocieerd. En dat is echt wel begrijpelijk. Want ICT valt vaak pas op, juist als het niet werkt. Dan moet die drukbezette zorgmedewerker wéér met de helpdesk bellen bijvoorbeeld, omdat het niet lukt om goed in te loggen.’ Dat zegt Coreline de Lange, accountmanager bij IT-Value.

‘Zelf ben ik regelmatig in gesprek met IT-managers en leidinggevenden over transities, projecten en beheer. En ook bij hen merk ik reserves zo nu en dan. Niet omdat ze de digitaliseringsslag niet zien zitten, maar juist omdat ze hun medewerkers, in hun beleving, voor de zoveelste keer mee moeten nemen in een nieuw transitieproces. En dat blijkt ook het management in praktijk lang niet altijd even gemakkelijk te vinden.’

‘Gelukkig kantelt dit beeld met bijbehorend gevoel al snel tijdens de gesprekken, die mijn collega’s en ik voeren. En dat is belangrijk, want zeker nu, in deze coronatijd, kan de IT-manager niet anders dan écht gaan voor verandering. Je ziet ook daadwerkelijk dat de ene na de andere zorggerelateerde instelling, de eerder ad hoc ingerichte digitale werkplekken, nu wel serieus vanuit een goed onderbouwd plan aan gaat pakken. Als het dan toch tijd voor actie is, dan maar beter in een prettige, positieve sfeer, redeneert men’, aldus Coreline.

‘Bovendien zien we ook vaak terug dat medewerkers in verschillende leeftijden, ook verschillend op veranderingen reageren. Zonder te willen generaliseren merk ik het volgende op in de gesprekken. Waar de wat oudere medewerkers soms wat angstig zijn voor verandering, als gevolg van digitalisering, is de jongere generatie daar niet per se angstig voor. Maar zij ervaren, door de hoge mate van verantwoordelijkheid die zij vaak al snel krijgen, al een dusdanige werkdruk, dat er niet veel ruimte en energie over is voor verandering. En hoe je het ook wendt of keert, verandering kost ‘gewoon’ tijd en energie. Maar de manier waarop je die tijd en energie inricht, daar heb je wel degelijk invloed op met elkaar.’

‘Ten eerste is het heel belangrijk om medewerkers direct mee te nemen in het proces, zodat ze intrinsiek gemotiveerd raken om de verandering sámen aan te pakken. Dat doe je bijvoorbeeld door open en transparant te laten zien wat het voor hen oplevert. Bijvoorbeeld minder administratiedruk, omdat bepaalde taken voortaan geautomatiseerd verlopen, minder problemen met inloggen of sneller samenwerken dankzij een slim social portal. Wanneer mensen eenmaal eager zijn en de verandering willen omarmen, omdat ze zien welke voordelen het praktisch voor ze biedt, dan is zo’n proces IT een stuk gemakkelijker vorm te geven door het management. Daarnaast speelt simpelweg gehoord worden ook een belangrijke rol. Wat je nogal eens ziet is dat er vanuit het management en vanuit de IT-afdeling plannen worden uitgewerkt, waar de eindgebruikers niet aan de tekentafel bij betrokken zijn geweest. En dan krijg je, logisch natuurlijk, hakken in het zand als er op maandagochtend ineens een ander systeem blijkt te draaien of een nieuwe werkwijze geïntroduceerd waar jouw kennis en kunde vanuit jouw rol niet eens voor is ingewonnen. Wat zou je daar zelf van vinden’, zegt Coreline.

‘Start in elk geval eerst met inventariseren van de behoeften’, raadt Coreline aan. ‘Kijk waar de knelpunten liggen. En soms zit hem dat niet in puur systeemtechnische oplossingen, maar heeft het ook te maken met praten over de gevolgen van de huidige digitalisering. Bijvoorbeeld door in je team met elkaar te onderkennen hoe belangrijk het is om tussen de vele digitale meetings door even rustpauzes in te plannen. Even een kwartiertje is genoeg voor die kop koffie in de zon of dat kleine ommetje. Dan wordt de werkdruk gevoelsmatig ook meteen al een stuk minder.’

‘Verder is het, in alle digitaliseringsslagen, uiterst belangrijk het menselijke aspect er in te houden. Specifiek wanneer je kijkt naar de wereld van ICT en digitalisering in de zorg, dan is het goed om te beseffen dat deze collega’s niet per se enthousiast zijn over digitaliseren en alles wat daarmee samenhangt. Zij zijn immers in de zorg gaan werken vanuit een bepaalde visie passend bij de manier waarop ze in het leven staan. En dat heeft meestal niet direct een duidelijke of gerichte link met digitalisering. Creëer dus ook een sfeer waarin mensen aan durven te geven dat ze videobellen lastig vinden, dat ze liever op de oude manier blijven werken of dat ze gewoon niet precies weet wat bepaalde dingen betekenen. Zo is BYOD bijvoorbeeld niet voor iedereen een duidelijke term, om van SaaS nog maar te zwijgen. Door op deze open manier met elkaar het gesprek aan te gaan, en tegelijkertijd wél duidelijk te zijn over de urgentie die er nu eenmaal is om te digitaliseren komt het allemaal echt wel voor elkaar. Bovendien kan de verandering laagdrempelig zijn, want je hoeft niet direct alles om te gooien, stapje voor stapje kan ook. Maar meestal zijn de stappen in de praktijk eerlijk gezegd snel behoorlijk groot. Want als de voordelen in de organisatie én op de werkvloer eenmaal gevoeld worden, dan willen opdrachtgevers vaak met volle vaart vooruit’, besluit Coreline.

Bovenstaand las je het verhaal van onze collega Coreline. Herken je bovenstaand verhaal? Heb je een leidinggevende functie in de zorg en weet je niet goed waar te beginnen? Of wil je vrijblijvend overleggen met een IT-professional. Neem dan contact met ons op. Alvast meer weten? Kijk dan even hier voor informatie over onze methodiek of lees wat andere zorginstellingen over ons zeggen. We komen graag met je in contact. Je bereikt ons via  085-0185569 of via info@it-value.nl.