Leidt thuiswerken bij jou ook tot een onoverzichtelijke wildgroei in Teams en SharePoint?

Leidt thuiswerken bij jou ook tot een onoverzichtelijke wildgroei in Teams? In dit blog vertelt onze Solution Architect René Welgraven over hoe #governance van Microsoft je helpt om weer overzicht én een veilige situatie te krijgen. Ook een wildgroei aan kanalen, teams en bestanden binnen je Teams-omgeving? En niet meer in beeld wie tot welke data toegang heeft? Lees verder...

Journaal Item

‘Nu het thuiswerken, in combinatie met een aantal kantoordagen, blijvend lijkt te zijn, dient zich een nieuwe uitdaging aan voor bedrijven. Namelijk die van de onoverzichtelijke wildgroei binnen Microsoft Teams en SharePoint Online.’ Aan het woord is René Welgraven, Solution Architect bij IT-Value. 

‘Die situatie heeft te maken met de enorme toename in thuiswerken. Hierdoor wordt veel gebruikgemaakt van Teams en SharePoint Online. Wat je ziet is dat Sites in Teams als paddenstoelen uit de grond schieten. De vraag is hoe je daar controle op kunt houden. Of zou moeten houden, want niet weten welke interne en externe personen bij welke data kunnen is een regelrecht beveiligingsrisico voor je bedrijf. En je moet er niet aan denken dat jouw organisatie in de media komt, bijvoorbeeld vanwege een datalek. En al helemaal niet als blijkt dat onbevoegde personen over gevoelige informatie beschikten waar ze eigenlijk al niet meer bij hadden moeten kunnen.’

Meer productie, minder fouten en frustratie

‘Daarnaast is structuur in je Microsoft 365-omgeving gewenst omdat dit fouten voorkomt en tijd scheelt. We kennen allemaal de frustratie van het zoeken naar documenten, omdat er geen duidelijke workflow is afgesproken’, vervolgt René. ‘En juist nu we met elkaar op afstand blijven samenwerken, althans een groot gedeelte van de week, zijn duidelijke afspraken rondom die structuur in Microsoft 365 belangrijker dan ooit.’

Microsoft 365: Governance

‘Dit structuur- en veiligheidsissue is op te lossen door inzet van Microsoft 365: Governance. Het is feitelijk een soort plan waarin je samen de afspraken en regels rondom het gebruik van data vastlegt. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om in de naamgeving aan te geven of iets extern gedeeld is. Of je richt het zo in dat een Site automatisch wordt gearchiveerd als een project of samenwerking is afgerond. Daarmee werk je meteen aan je securitykant, omdat het inzicht geeft in wat er met wie gedeeld is. En dat is, met het oog op privacy en veiligheid gewenst. Zeker als je zaken met externen gaat delen, wat natuurlijk veel gebeurt als er in projectomgevingen wordt samengewerkt. Soms blijkt dat mensen nog toegang hebben tot omgevingen terwijl je dat eigenlijk niet wilt. En dat kun je dus oplossen door Microsoft 365 Governance te gaan inrichten. Bijvoorbeeld door iemand tijdelijk rechten te geven. Het voorkomt wildgroei, je kunt Sites archiveren en je hebt overall controle op wat er gebeurt’, vervolgt René. ‘En verder kun je afspraken maken over de structuur, welke rollen en verantwoordelijkheden er zijn, hoe je Teams, kanalen en SharePoint opzet, wie deze gaat beheren en welke mogelijkheden er zijn voor gebruikers en beheerders.’

Wat is de eerste stap?
‘Je zou moeten starten met het opstellen van beleid. Vraag je bijvoorbeeld af hoe je met de enorme hoeveelheid data om wilt gaan. Misschien wil je wel classificatie toekennen, bijvoorbeeld als specifieke gegevens een bepaalde gevoeligheid hebben. Dan wil je dat niet zomaar in Teams naar buiten brengen’, vervolgt René.

Regel de workshop: binnen 2 uur alles op de rit
‘Vanuit IT-Value hebben we een aantal activiteiten ingericht om de wildgroei binnen Microsoft 365 te stoppen voor jouw organisatie. Het begint altijd met een vragenlijst. Aan de hand van de antwoorden die gegeven worden kunnen we een op maat gemaakte workshop verzorgen. Daarin nemen we je stap voor stap mee in het oplossen van deze wildgroei-uitdaging en richten we samen het beleid in. Deze workshop, die zo’n 2 uur beslaat, neemt ook de stakeholders binnen je organisatie mee. Zo kunnen zij de nieuwe werkwijze weer vertalen aan de andere collega’s binnen het bedrijf. Want zoals met elke IT-oplossing geldt: het gaat pas werken als de gebruikers het omarmen omdat ze het nut ervan inzien.’

De kernboodschap: elke dag dat je wacht wordt de chaos groter
René: ‘Een gewaarschuwd mens telt voor twee en dat geldt zeker in dit geval. De blended vorm van het thuis en op kantoor werken is het nieuwe normaal geworden. En daarmee is structuur aanbrengen, dus ook in je online Microsoft Office-omgeving, een belangrijk aandachtspunt. Als lezer herken je ongetwijfeld de ongeorganiseerde manier van de vele kanalen waarin je opgenomen bent. Het is dus niet de vraag óf je hier als organisatie mee aan de slag zou moeten, maar wannéér je het gaat starten. Vanuit helikopterview bezien gaat het over de manier waarop je data wilt besturen en hoe je met de veiligheid ervan omgaat.’

Neem contact op
IT-Value ondersteunt bedrijven bij de inrichting van Microsoft 365 Governance. Wij hebben een eigen methodiek ontwikkeld waarbij de veiligheid van de gebruiker en data op één staan. Ook een wildgroei aan kanalen, teams, sites en bestanden binnen je Teams en SharePoint omgeving? En niet meer in beeld wie tot welke data toegang heeft? We helpen je in no time op weg met een duidelijk plan: bel met 0315 681 238. Of bezoek onze speciale informatiepagina om te bepalen waar jouw organisatie staat omtrent Governance.

Avatar of Author

René Welgraven (Solution Architect)

Geen woorden maar daden

Cloud Governance

Bepaal waar jouw organisatie staat omtrent Governance

Van kijken, naar denken , naar doen en werken.

Kijken
Denken
Doen
Werken
→ Wat maakt onze werkwijze waardevol

Blijf up-to-date.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang het laatste nieuws in je mailbox.