Lees het blog van onze collega Niek de Melker waarin hij vertelt over de voordelen van Provisioning en Service Automation.

‘Mijn rollen binnen IT-Value zijn nogal verschoven, in de afgelopen 5 jaar was ik vooral bezig met het development, zoals het ontwikkelen van de wat kleinere dingen, zoals websites en scripts. Later ben ik meer in een beheerrol terechtgekomen, zoals het support voor de klanten op de customer succes afdeling.’ Dat zegt Niek de Melker, bij IT-Value verantwoordelijk voor Customer Success, Support en Development.

‘Met de introductie van Tools4ever en HelloID ben ik de kant van de consultant op gegaan om nieuwe implementaties in gang te zetten bij klanten. Daarbij focus ik me met name op het Provisioning gedeelte waarbij ik bedrijfsprocessen probeer te automatiseren. Denk dan onder meer aan het proces van in- en uit dienst treden en het juist toekennen van specifieke rollen. ‘Wij zijn de implementatiepartner van Tools4ever en houden ons, vanuit die invalshoek, veel met HelloID-projecten bezig. Wat je in de praktijk vaak ziet is dat er geen consistentie meer bestaat in de doelsystemen. En waar het een jaar of vier geleden nog veel complexer voor klanten was om één en ander in te richten en te beheren, heeft HelloID een vlucht genomen. Ook omdat het erg eenvoudig is om bij te houden. Bovendien is de methode gefocust op het aanmaken van hr-accounts: het toekennen van de juiste rechten op basis van een specifieke afdeling, functie of locatie werkt gewoon heel prettig.’

Tools4ever is een softwarebedrijf dat zich richt op Identity & Access Management. Met hun (cloud) software zorgen ze ervoor dat medewerkers iedere dag sneller, veiliger en eenvoudiger hun werk kunnen doen. Dit doen ze al voor meer dan 600 organisaties in Nederland in diverse sectoren, waaronder de zorg, overheid en onderwijs.

‘Wat we onder meer willen bereiken is dat er geen conflicten meer zijn tussen hr-en systeembeheer: feitelijk is hr de basis. Althans dat zou het moeten zijn. Wanneer je een ander goed ingericht hebt, hoef je vanuit de hr-afdeling niet meer om accounts te vragen bij het systeembeheer. Dat is voor beide partijen prettig. De informatiestromen verlopen geautomatiseerd en daarmee los je direct het legacy probleem op, wat wil zeggen dat rechten die niet meer toegekend zouden moeten zijn op de juiste manier aangepakt worden’, aldus Niek.

‘Met conflicten bedoel ik het volgende: wat er in de praktijk vaak gebeurt is dat een hr-medewerker zich meldt bij de helpdesk, systeembeheer dus, met de opmerking dat er een collega in dienst is gekomen die vandaag start. Dan blijkt dat er nog geen account is aangemaakt. Dat klopt, zegt de systeembeheerder dan, want deze nieuwe collega is nog niet opgevoerd in het hr-systeem. Als dat wel gebeurd was zou er al een account aangemaakt zijn. Een ongewenst en vervelend voorbeeld dat alle betrokkenen tijd en frustratie kost. Precies daarom wil je dat de hr-data als basis van álles dient.’

‘Maar het kan ook om andere zaken gaan, zoals het hebben van toegang tot bepaalde ruimtes, gekeken vanuit een bepaalde rol of titel. Het toekennen en intrekken van permissies en faciliteiten verloopt binnen HelloID heel gemakkelijk. Een bepaalde autorisatie kan dan bijvoorbeeld in een druppelsysteem verwerkt worden. Ik zeg altijd: je legt de verantwoordelijkheid bij hr en daarmee óók de controle. Lang verhaal kort: hr is in de lead en dat maakt dat de werkwijze heel erg past binnen de natuurlijke flow van de organisatie’, vervolgt Niek. ‘Daarnaast voorkom je dus ook situaties waarbij mensen nog toegang hebben tot systemen, terwijl dat niet de bedoeling is. Tot slot betaal je ook niet meer voor rollen die je niet meer gebruikt. Dus het mes snijdt aan meerdere kanten.’

‘Naast de focus op Provisioning, spelen andere, mooie onderdelen als Service Automation ook een belangrijke rol. Hierbij wordt het selfservice portaal beschikbaar gesteld aan de medewerker, waardoor deze zelf aanvragen kan doen. De manager kan deze vervolgens goedkeuren. Door inzet van HelloID hoeft dat niet meer via e-mail of telefoon te gebeuren en dat scheelt een enorme werklast bij de helpdesk, die nu niet meer nodig is voor dit soort eenvoudige aanvragen. Daardoor kan de helpdesk zich bezig gaan houden met de wat complexere aanvragen in plaats van dat men veel tijd en energie verliest met kleine handelingen die even snel tussendoor gedaan moeten worden. Zaken die dan bijvoorbeeld voortaan door de medewerker zelf geregeld kunnen worden zijn licentie aanvragen en het aanvragen van bepaalde rechten in een specifieke mailbox. Ook voor de medewerker zelf is deze geautomatiseerde werkwijze prettig, omdat aanvragen sneller afgehandeld worden. En de helpdesk? Die kan de focus op verder automatiseren van processen leggen, want daar vaart iedereen in de organisatie wel bij.’

‘Wat wij vanuit IT-Value doen, in samenwerking met onze partner Tools4ever, is de transitiefase voor de klant zo fijn mogelijk maken. Zo bieden wij een duidelijke aanvliegroute zodat de technische en functionele belasting binnen de organisatie zo soepel mogelijk verloopt. En voor mij persoonlijk? Ik houd van snelle, praktische communicatie waarbij de klant áltijd voorop staat. Want dat is uiteindelijk waar we het met z’n allen voor doen’, besluit Niek.