‘Wat resteert van deze samenwerking, als ik er zo aan terugdenk, dan is dat toch wel de prettige sfeer, de openheid en het persoonlijke karakter. En dat op een professionele manier met veel duidelijkheid: het maakt dat wij, tot op de dag van vandaag, steeds weten waar we aan toe zijn.’

‘Dankzij onze overstap hebben we een stabiel proces gecreëerd waarmee we, onder andere, gebruikers inlezen die worden aangemaakt in de AD en in AFAS. En dat is slechts één van de voordelen die we ervaren in onze dagelijkse praktijk.’ Dat zegt Eelke van Someren, als systeembeheerder, vanuit de dienst Bedrijven, werkzaam bij Driestroom. Deze organisatie ondersteunt mensen met en zonder beperking bij het realiseren van alledaags geluk. Dát is de duidelijke missie. Driestroom gelooft in onbeperkt meedoen in de maatschappij. Op eigen niveau en in eigen tempo. Eelke: ‘Wat ons betreft doet iedereen zoveel mogelijk mee: met wonen, met leren en met werken. Onze begeleiding en ondersteuning zijn dan ook gericht op ontwikkeling. We weten dat persoonlijke groei bijdraagt aan alledaags geluk. En dat is waar wij ons elke dag voor inzetten.’ Samen met IT-Value is Driestroom overgestapt van UMRA voor de user provisioning tussen het hr-systeem Beaufort en de Active Directory. De wens was Tools4ever HelloID Provisioning in te zetten ter vervanging van UMRA. Dit was fase 1, inmiddels is men overgestapt naar fase 2 waarbij er een ONS-koppeling met HelloID wordt verzorgd.

‘Ik kan niet anders dan zeggen dat we op een bijzonder goede manier zijn geholpen met de migratie van UMRA naar HelloID’, vervolgt Eelke. ‘We werkten, voor we met IT-Value aan de slag gingen, al behoorlijk wat jaren met UMRA. Dat draaide gewoon op een server bij ons in Azure. Dan lazen we een CSV-bestand in vanuit Beaufort en dat werkte goed. Toch werd het tijd om een keer wat anders te proberen, zeker omdat we al langere tijd bezig waren met het overbrengen van onze diensten naar de cloud. Deze stonden tot die tijd op een server. Maar inmiddels werkten we ook steeds meer vanuit SaaS-oplossingen. Anno nu hebben we bijna geen lokale servers meer: die zijn we aan het uitfaseren. Ook werken we helemaal vanuit Office 365.’

‘Waarom we naar de cloud wilden? In basis omdat we als organisatie onze eigen ICT wilden versimpelen, dat is immers niet onze core business, we hebben niet alle technische kennis in huis om alles in de lucht te houden. En dat willen we ook niet, want door met SaaS-oplossingen te werken koop je de benodigde kennis gewoon in, net als security trouwens. Uiteindelijk willen we alles gaan outsourcen en helemaal geen eigen beheeromgeving meer in house hebben. Wat ik vanuit mijn rol overigens wel wil, is op technisch gebied in regie blijven, onder meer door te bedenken welke oplossingen we graag willen. Het is dan mijn taak is om ICT-leveranciers en -partners aan te sturen. Zo krijg ik vanuit de organisatie veel vragen en zorg ik er op mijn beurt weer voor dat deze worden vertaald naar technische vraagstukken zodat de ICT-professionals ermee aan de slag kunnen. Vaak merk je dat mensen die in een organisatie werkzaam zijn, en niet gericht op ICT, praktisch denken in een concrete oplossing. Logisch natuurlijk, want men zegt dan bijvoorbeeld: ik heb een extra computer nodig op die en die locatie. Dan vraag ik vervolgens door naar wat iemand nodig heeft en hoe die collega dat dan in wil zetten. Dan leg ik uit welke mogelijkheden er zijn en vertaal de gewenste oplossingen naar de technische collega’s.’

‘We deden altijd rechtstreeks zaken met Tools4ever. Eind vorig jaar, toen we dus de overstap van Beaufort naar AFAS maakt voor het hrm-gedeelte, was dat voor ons ook een mooi moment om wat met UMRA te gaan doen. En daarbij logischerwijs ook de migratie naar HelloID. We hebben toen wederom contact opgenomen met Toosl4ever en zij verwezen ons door naar hun partner IT-Value. Het intakegesprek dat we vervolgens met Danny van Schaik hadden voelde meteen goed: het was heel professioneel allemaal en dat gaf vertrouwen. Hij was helder in zijn verhaal, wist waar hij het over had en kwam gewoon heel kundig over. En betrouwbaar ook, we hadden direct het idee van: dit komt goed. Bovendien waren we zelf vrij laat met onze aanvraag en dan is het altijd even afwachten of een en ander nog op tijd goed komt, ook omdat we nog met de migratie aar AFAS te maken hadden’, aldus Eelke.

‘Het grootste voordeel van deze samenwerking is ten eerste dat we gewoon een vliegende start met HelloID hebben gemaakt. We hebben enorm veel vertrouwen in het platform en de implementatie is heel goed verlopen. Wat ook fijn is: de gebruikers zelf hebben niets gemerkt van de overstap. Een ander voordeel is dat we het proces voor het leveren van wachtwoorden en gebruikersnamen nu helemaal gedigitaliseerd hebben. En dat levert iedereen, zowel de medewerker als de betrokken helpdesk, tijd op en bovendien minder frustratie omdat er niet gewacht hoeft te worden op het (her)aanmaken van een wachtwoord en/of gebruikersnaam.’

‘Los van de uitkomst die IT-Value biedt, kan ik over deze samenwerking zeggen dat zowel de planning, de contacten, de implementatie als de heldere methodiek die ze gebruiken heel prettig werken’, vervolgt Eelke. ‘We startten de projectdagen met een zogenaamde dagstart en aan het eind van de dag werd er een statusupdate gegeven. Dat heb ik als heel prettig ervaren. Daarnaast werden er tussendoor vragen gesteld en waren de betrokken IT-professionals goed voorbereid.’

‘Aan anderen die een dergelijke oplossing overwegen wil ik meegeven hoe belangrijk is het is dat je zélf een goed beeld hebt van wat je bereiken wilt. Want dat heeft veel invloed op het eindresultaat. Wij hadden bijvoorbeeld een document vanuit UMRA over een geautomatiseerd proces en dat hebben we tot in detail op papier uitgeschreven. Dat ging van zaken op het technische vlak: van hoe bouwen we een e-mailadres op, tot hoe pakken we het aan met groepslidmaatschappen. De technici konden vervolgens aan de hand van dit document concreet in gaan richten.’

‘Wat resteert van deze samenwerking, als ik er zo aan terugdenk, dan is dat toch wel de prettige sfeer, de openheid en het persoonlijke karakter. En dat op een professionele manier met veel duidelijkheid: het maakt dat wij, tot op de dag van vandaag, steeds weten waar we aan toe zijn. Inmiddels is dit project afgerond, maar we zijn nog wel bezig om een andere koppeling te maken. Daarnaast richten we ons sinds kort ook op het automatiseren van onze processen. Dat doen we in eerste instantie zelf, maar we gaan de hulp van IT-Value daar ongetwijfeld nog bij nodig hebben’, besluit Eelke