‘Dit project werd initieel opgestart om verouderde computers te vervangen. De devices waren traag, kenden veel uitval en waren bovendien niet meer geschikt voor nieuwe toepassingen. Dankzij de nieuwe devices kunnen medewerkers nu sneller werken én ervaren ze minder storingen.’ Dat zegt Ferry Heitkönig, als extern projectmanager vanuit bedrijf Vradal bij Zorggroep Groningen betrokken. Zorggroep Groningen biedt specialistische verpleeghuis- en revalidatiezorg voor ouderen met complexe gezondheidsproblemen.

Ferry: ‘Wij hebben IT-Value gevraagd om ons te ondersteunen bij de Governance en inrichting van MS 365.Ook wilden we veel aandacht voor veiligheid van werken en veiligheid van data in de Governance. De ruim 500 nieuwe werkplekken zijn net uitgerold en we zien nu al resultaat: ze werken supersnel en mede daardoor heel prettig. Zo kunnen mensen hun werkdag stukken efficiënter opstarten en afsluiten: voorheen kon het wel 3 minuten duren voordat één en ander was opgestart en nam het diezelfde tijd in beslag om af te sluiten. Tegenwoordig gaat dit razendsnel en dat is tóch prettig zo aan het begin of eind van je werkdag. Verrassend vinden we verder dat veel mensen gebruikmaken van het inloggen via gezichtsherkenning. Een goede ontwikkeling, want dat maakt het systeem nog veiliger en het is een snelle manier om bij je programma's en data te komen.’

‘IT-Value heeft ervoor gezorgd dat de hele omgeving rondom MS 365 veilig, gestructureerd en goed is ingericht. Daarin zijn de diverse eisen en wensen vanuit gebruikersgroepen die we hebben samengesteld meegenomen. Denk dan aan zaken als: wanneer mag ik bestanden extern mailen of niet? Welke bestanden mag ik met iemand delen binnen SharePoint, zowel intern als extern? Of, als ik een team aanmaak in Teams mag ik daar dan extern mensen voor uitnodigen? De bijbehorende persona’s zijn door IT-Value samen met Zorggroep Groningen gedefinieerd. IT-Value heeft ons ook bij verschillende keuzes geadviseerd zodat we een en ander nog beter in konden richten. Kortom, we hebben MS 365 zó ingericht dat de juiste mensen, de juiste dingen, op het juiste moment goed kunnen doen. En daarmee proberen we te voorkomen, binnen bepaalde grenzen, dat mensen fouten maken. Dat zal natuurlijk nooit helemaal lukken, maar we zijn zeker goed op weg. Belangrijk is dat Zorgroep Groningen nu een basis heeft waarop veilig en optimaal werken verder kan worden uitgebouwd.’

‘Ons eerste gesprek was met Henk Enter, als specialist Modern Werken actief bij IT-Value. Er was direct een goede klik en we merkten dat Henk goed meedacht over hoe je een dergelijk project kunt vormgeven én hoe de invulling daarvan ons als klant verder kon helpen. De beloftes zijn ook waargemaakt’, vervolgt Ferry. ‘Eigenlijk zelfs meer dan dat, want ze hebben meer gedaan dan verwacht. Door het hele project heen is Zorgroep Groningen met raad en daad ter zijde gestaan met maar één heldere focus: zorgen dat het project slaagt. Wat bovendien opviel is dat deze houding zich niet beperkte tot Henk en collega Thijs Kleemans die als Project Manager vanuit IT-Value betrokken was. Bij elke medewerker van het bedrijf ontdekten we de drive en passie om ons te helpen. Dat deed men o.a. door gebruik te maken van een gezonde kritische ondertoon wanneer we uit de bocht dreigden te vliegen. Die houding en hulp waren niet alleen noodzakelijk, ze maakten het project ook plezierig, werkbaar en succesvol.’

‘Het grootste voordeel dat deze samenwerking, naast een geslaagd project, ons tot nu toe heeft opgeleverd, is dat we een betrouwbare en professionele partner gevonden hebben: MS 365, OneDrive en SharePoint hebben geen geheimen voor IT-Value. Dat gegeven creëert rust, controle en regelmaat op de werkvloer én bij het management. Bovendien zijn wij als zorggroep best eigengereid en soms zelfs wat eigenwijs: we zijn nu een aantal keren tegen de spreekwoordelijke lamp gelopen waarbij IT-Value ons vooraf een advies gaf dat we binnen zorggroep anders hebben ingevuld. Dus ik kan me voorstellen dat we volgende keer het advies wél direct opvolgen’, lacht Ferry.

‘Als ik deze samenwerking in drie kernwoorden samenvat dan denk ik aan termen als professioneel, betrouwbaar en constructief, men is tot in detail gericht op het leveren van een goed product. En de goede relatie die we inmiddels hebben opgebouwd, blijkt uit het feit dat we beiden fouten mogen maken en dat we daar dan samen wel uitkomen. Dat hebben we in de afgelopen anderhalf jaar een aantal keren met elkaar beleefd, van beide kanten, en dan blijkt dat die relatie gewoon goed in elkaar zit en ook steady standhoudt.’

‘Anderen die een dergelijke samenwerking overwegen raad ik aan om vooral goed voor te bereiden. Daarnaast adviseer ik om na te denken over belangrijk zaken, zoals training en instructie. De termen ‘werkend’ en ‘werkbaar’ zijn immers twee verschillende disciplines, al wordt dat niet altijd zo gezien. Besteed dus ook voldoende tijd aan het werkbaar maken voor de eindgebruiker, want dat betekent nadrukkelijk iets anders is dan iets technisch werkend maken. Als je dat niet serieus inricht, dan bereikt een ICT-project uiteindelijk niet het duurzame resultaat dat je voor ogen hebt. Maar dat heeft binnen de zorggroep, ondanks dat er nog veel te doen valt, mede dankzij de hulp van IT-Value, meer dan prima uitgepakt’, besluit Ferry.