De tip van Mark van Geffen, IT-manager bij GGzE? Begin altijd met het functionele eindresultaat voor ogen. Je leest meer over zijn visie op de moderne werkplek, medewerkersidentiteit én slim samenwerken in ons blog van deze week.

‘Binnen onze organisatie hadden we een uitdaging: we wilden de identiteit van onze medewerkers beter laten landen in een beheerde automatiseringsoplossing. Dat was in basis de directe aanleiding om de samenwerking met IT-Value aan te gaan. We werkten al een aantal jaren met ze samen via één van hun consultants en dat contact verliep naar tevredenheid.’ Aan het woord is Mark van Geffen, IT-manager bij GGzE, een organisatie die Geestelijke Gezondheidszorg laagdrempelig en toegankelijk voor iedereen wil maken. Men richt zich op het behandelen van allerlei klachten variërend van depressie, somberheid, slaapproblemen, burn-out en angsten tot spanningsklachten en ADHD of andere aandacht gerelateerde klachten.

Mark: ‘We werkten nog met een script dat door een collega was gemaakt, maar die was inmiddels al vijf jaar weg. Het script werkte prima, maar het was geen stabiele basis meer om de identiteit van onze medewerkers mee te beheren. Bovendien waren we aan het voorbereiden op de transitie naar de moderne werkplek, zodat we modern konden gaan samenwerken. Dat zette de behoefte om dit verhaal rondom identiteit goed te gaan beheren al snel op scherp.’

‘Na een gesprek met eigenaar Maurice, waarin er een goede klik was, besloten we om de opdracht uit te zetten. Voor het uitwerken van een dergelijk project hebben ze binnen IT-Value een mooie systematiek, waarbij ze heel bewust en gestructureerd eerst denken en dan doen’, aldus Mark.’ Dat sprak ons wel aan en die nuchtere aanpak is meteen ook een van de redenen waarom we voor IT-Value gekozen hebben. Bovendien waren we ervan overtuigd dat we met HelloID van Tools4ever het juiste pakket in huis hadden.’

‘Waar we voorheen geen regie voerden over de manier waarop we de identiteit van onze medewerkers manageden, wilden we nu veel verder gaan in het implementeren daarvan. De mensen van IT-Value wezen ons er terecht op dat we binnen ons enthousiasme beter even een pas op de plaats konden maken. Het betekende dat we eerst gingen kijken naar wat de meest relevante stap was om op dat moment te zetten. Zij hebben ons echt aan het denken gezet’, vervolgt Mark. ‘En die goede manier van communiceren is eigenlijk gedurende het hele project zo gebleven. Zo zijn we op dit moment ook bezig om onze technisch beheerders meer gevoel van eigenaarschap te geven binnen hun beheeractiviteiten in de applicatie. Dat hadden we met elkaar misschien nog meer aandacht moeten geven: dat verandermanagement. Maar dat ligt niet per se bij IT-Value, dat had ik zelf ook beter kunnen doen. Ik verwacht van onze beheerders dat ze in deze rol groeien. Van het aanpassen van scripts tot het uiteindelijk zelf scripts schrijven. Voor nu is het van belang dat ze vanuit hun rol zelfstandig problemen op kunnen lossen in de nieuwe applicatie. En als ze er niet uitkomen, dat ze dan contact leggen met de mensen van Tools4ever. Daar heb ik alle vertrouwen in dat dat goed gebeurt.’

‘De samenwerking laat zich omschrijven als open, transparant en positief. Eigenaar Maurice staat ergens voor en dat draagt hij ook uit. En dat gevoel merk je ook bij de collega’s, er heerst een positieve sfeer waarin er hard gewerkt wordt, maar ook tijd is voor humor op z’n tijd. Je ervaart het bijna als een familie bij IT-Value.’

Mark: ‘Wat ik anderen in een dergelijke samenwerking zou aanraden, is dat je de mogelijkheid creëert om het eindproduct nog voor je het proces in gaat al even te zien. En dan zowel op technisch als op functioneel vlak. Daar zou ik terugkijkend wel wat meer tijd in hebben willen investeren, zodat je écht goed weet waar je voor kiest. Op zich denk ik dat het bij ons wel duidelijk was, omdat wij goed wisten hoe we het hebben wilden. Maar dat is lang niet overal zo, en dan kan het vooraf kunnen bekijken van het eindresultaat veel rust geven. Dat is dan ook direct mijn tip: als je heel goed weet wat je functioneel wilt, laat dan als opdrachtgever ook zien hoe je wilt dat dit landt in een product. Op die manier heb je meer in beeld wat er technisch gedaan moet worden. Want als er een koppeling wordt gebouwd, betekent dit dat je functioneel een applicatie krijgt die je via een bepaald proces gaat beheren. In ons geval, omdat het ging over de identiteit van de medewerkers, is dat een heel belangrijk proces dat bij de kern van ons bedrijf hoort. Maak het project daarom ook behapbaar, zodat je overzicht houdt.’

‘Zo hebben wij heel bewust hr als basis van álles genomen. Als er een nieuwe medewerker in dienst komt dan is daar een duidelijke, geautomatiseerde workflow voor. En als hr helemaal klaar is met het afronden van de werkzaamheden, dan is precies duidelijk wie, er op welke datum, op welke afdeling komt werken. Nadat deze gegevens zijn gesynchroniseerd vanuit het hrm-pakket met HelloID krijgt een medewerker op basis van voor gedefinieerde business rules autorisaties toegewezen en locaties waar hij wel of niet bij kan. Ook een deel van de toewijzing van de applicaties is dan gedaan. Voorheen liep dit zoals gezegd, met een script dat niet alleen in een oude taal geschreven was, maar ook stukken minder gestandaardiseerd. Doordat we dit aangepakt hebben zijn we minder kwetsbaar, omdat de kennis van een dergelijk script (en alles wat daarbij hoort) niet alleen maar in hoofden van mensen zit. Dat maakt je als organisatie immers onnodig afhankelijk, bijvoorbeeld wanneer mensen een andere baan vinden, langdurig ziek zijn of met pensioen gaan.’

‘Natuurlijk blijft het hier niet bij, we gaan, samen met IT-Value, mooie vervolgstappen ondernemen. De eerste stap die we binnen dat kader gezet hebben is zorgen dat collega’s echt het gevoel hebben dat ze zelf het beheer hebben over de applicatie. Dat bereiken we onder andere door kennissessies te organiseren waarin we bekijken wat er is ingericht en waar we zelf al mee aan de slag kunnen. Ook zijn er een aantal koppelingen gelegd waarvan door collega’s gevraagd is om te bekijken of die geautomatiseerd kunnen worden. Zo blijven we steeds verder finetunen.’

‘Uiteindelijk gaat de kernboodschap van deze casus voor mij over beginnen met het eindresultaat voor ogen. Denk vooral functioneel, en zeker niet technisch. Want dan loop je het risico dat je vanuit technische mogelijkheden denkt in plaats van functioneel. Het begint altijd met een proces waarin je beschrijft wat je wil ondersteunen en welke problemen je op wilt lossen. Ons probleem was dat verouderde script waar geen ondersteuning meer op zat. En het resultaat? Dat is een identiteit voor élke medewerker in de breedste zin van het woord, die gekoppeld is aan de moderne werkplek van nu. En daar zijn we ontzettend blij mee’, besluit Mark.