Privacy statement

Het onderstaande privacybeleid is van toepassing op alle websitebezoeken en overeenkomsten met IT-Value, Stationsweg 64, 6861 EJ, Oosterbeek, Nederland.

1. Doel en reikwijdte

Dit privacybeleid beschrijft hoe IT-Value zorgvuldig, rechtmatig en transparant omgaat met persoonsgegevens. Het beleid geldt voor alle medewerkers, ingehuurde krachten, leveranciers en andere partijen die namens of voor IT-Value persoonsgegevens verwerken.

Het beleid is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen bedrijfsprocessen, informatiesystemen, applicaties, communicatiekanalen en fysieke of digitale dossiers.

2. Privacy principes

• Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor duidelijke, gerechtvaardigde en vooraf bepaalde doelen.
• Er worden niet meer persoonsgegevens verwerkt dan noodzakelijk is voor het doel.
• Persoonsgegevens worden juist, actueel en volledig gehouden waar dat nodig is.
• Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk of wettelijk verplicht is.
• Persoonsgegevens worden passend beveiligd tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatige verwerking.
• Verwerkingen zijn aantoonbaar in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke wet- en regelgeving.

3. Rollen en verantwoordelijkheden

IT-Value is in beginsel verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij verwerkt voor eigen doeleinden. Wanneer IT-Value persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere partij, kan IT-Value optreden als verwerker. Rollen en afspraken worden vastgelegd in passende contractuele afspraken, zoals een verwerkersovereenkomst.

Het management is verantwoordelijk voor naleving van dit beleid. Proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor de rechtmatige inrichting van verwerkingen binnen hun processen. Medewerkers zijn verantwoordelijk voor zorgvuldig gebruik van persoonsgegevens en het melden van incidenten of datalekken.

4. Categorieën persoonsgegevens

Afhankelijk van het proces kan IT-Value onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken: identificatiegegevens, contactgegevens, functie- en organisatiegegevens, financiële gegevens, contract- en klantgegevens, communicatiegegevens, loggegevens, sollicitatiegegevens en personeelsgegevens.

IT-Value heeft niet de intentie om bijzondere persoonsgegevens te verwerken tenzij hier specifieke toestemming voor is en noodzakelijk is voor één van onze verwerkingsdoelen en/of opdrachten. Als hier vragen over zijn dan verzoeken wij dit met de contactpersoon van het project/opdracht op te nemen.

5. Doeleinden en grondslagen

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Mogelijke grondslagen zijn uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang, toestemming, vitaal belang of taak van algemeen belang. Per verwerking wordt vastgelegd welk doel en welke grondslag van toepassing zijn.

6. Bewaartermijnen

IT-Value bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt of langere bewaring noodzakelijk is voor het afhandelen van geschillen, audits of juridische verplichtingen. Bewaartermijnen en de onderbouwing daarvan worden vastgelegd in het verwerkingsregister of een afzonderlijk bewaarbeleid.

7. Beveiliging van persoonsgegevens

IT-Value treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Deze maatregelen zijn afgestemd op de aard van de gegevens, de risico’s van de verwerking en de stand van de techniek.

• Toegangsbeveiliging op basis van rollen en noodzakelijkheid.
• Sterke authenticatie.
• Versleuteling of pseudonimisering waar dit passend en uitvoerbaar is.
• Logging en monitoring van relevante activiteiten.
• Regelmatige back-ups, updates en kwetsbaarheidsbeheer.
• Bewustwording en instructie voor medewerkers.
• Periodieke beoordeling van beveiligingsmaatregelen.

8. Delen van persoonsgegevens

IT-Value deelt persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is, wettelijk verplicht is of wanneer daarvoor een passende grondslag bestaat. Met partijen die namens IT-Value persoonsgegevens verwerken, worden schriftelijke afspraken gemaakt over onder meer beveiliging, geheimhouding, subverwerkers, datalekken en verwijdering of teruggave van gegevens.

9. Subverwerkers

IT-Value werkt samen met de onderstaande subverwerkers:

10. Internationale doorgifte

Doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte vindt alleen plaats wanneer daarvoor passende waarborgen bestaan, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of een andere toegestane overdrachtsgrondslag. Waar nodig wordt vooraf een risicoafweging uitgevoerd.

11. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben op grond van de AVG verschillende rechten, waaronder het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens, bezwaar en het intrekken van toestemming. Verzoeken worden zorgvuldig beoordeeld en binnen de wettelijke termijn afgehandeld.

Verzoeken kunnen worden ingediend via: privacy@it-value.nl. Wanneer dat nodig is, kan IT-Value aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker vast te stellen.

12. Datalekken en incidenten

Een beveiligingsincident of mogelijk datalek moet direct worden gemeld volgens de meldprocedure. IT-Value beoordeelt of sprake is van een datalek, welke risico’s bestaan voor betrokkenen en of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen verplicht is.

Alle datalekken en relevante beveiligingsincidenten worden geregistreerd, inclusief oorzaak, impact, genomen maatregelen en eventuele meldingen.

13. Privacy by design en privacy by default

Bij nieuwe of gewijzigde processen, systemen en diensten wordt privacy vanaf het ontwerp meegenomen. Standaardinstellingen worden zo ingericht dat zo min mogelijk persoonsgegevens worden verwerkt. Waar een verwerking waarschijnlijk een hoog privacyrisico oplevert, wordt een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitgevoerd.

14. Bewustwording en training

IT-Value zorgt ervoor dat medewerkers die persoonsgegevens verwerken voldoende worden geïnformeerd over privacyregels, informatiebeveiliging, geheimhouding en het melden van incidenten. Training en bewustwording worden periodiek herhaald en afgestemd op functie en risico.

15. Controle, evaluatie en verbetering

De naleving van dit beleid wordt periodiek beoordeeld. Bevindingen uit audits, incidenten, wijzigingen in wetgeving, technologische ontwikkelingen en organisatorische veranderingen worden gebruikt om het privacybeleid en bijbehorende maatregelen te verbeteren.

16. Vaststelling en onderhoud

Dit privacybeleid wordt vastgesteld door de Security Officer en minimaal jaarlijks geëvalueerd. Wijzigingen worden vastgelegd in een versiehistorie en gecommuniceerd aan relevante betrokkenen.

17. Contact en vragen

Wil je meer weten over deze privacyverklaring, jouw rechten, de verwerking en onze verdere omgang met en houding ten aanzien van de verwerking van jouw persoonsgegevens en/of privacy in het algemeen, neem dan contact op met HR of Security Officer, of stuur een e-mail naar privacy@it-value.nl.