AvePoint Opus kan organisaties helpen om minder data te bewaren

Data lijkt goedkoop. Opslagruimte is schaalbaar, bestanden zijn snel gedeeld en Microsoft 365 maakt samenwerken eenvoudiger dan ooit. Het gevolg? Veel organisaties bewaren veel meer data dan nodig is. Oude documenten blijven staan, versies stapelen zich op en dubbele bestanden zwerven rond in Teams, SharePoint, OneDrive en e-mail. Dat lijkt misschien onschuldig, maar op termijn ontstaat een serieus governance-, compliance- en securityvraagstuk. Een risico zelfs, want hoe gemakkelijker data wordt opgeslagen, gekopieerd en gedeeld, hoe sneller organisaties de grip verliezen. Hoe je dit onderwerp slim aanpakt? Dat lees je in dit artikel.

AvePoint Opus: waarom organisaties te veel data bewaren

De manier waarop organisaties samenwerken is de afgelopen jaren sterk veranderd. Medewerkers werken in Teams, delen documenten via SharePoint, slaan bestanden op in OneDrive en mailen nog steeds regelmatig bijlagen naar elkaar. Daardoor ontstaat data op steeds meer plekken. 

Danny Werdler, Business Consultant bij IT-Value, ziet dat in de praktijk vaak gebeuren. “De nieuwe manier van samenwerken maakt het makkelijker om samen te werken en data weg te zetten. Maar het is direct ook een valkuil, want daardoor ontstaan duplicaten. En duplicaten zijn misschien nog wel erger dan versies.” 

Ook versiebeheer speelt een rol. Microsoft bewaart verschillende versies van documenten, zodat gebruikers kunnen teruggaan naar een eerdere versie. Dat is handig, maar als organisaties daar geen beleid op toepassen, kan de hoeveelheid data snel groeien. 

Daar komt bij dat medewerkers niet altijd weten waar ze informatie moeten opslaan. De ene collega werkt vanuit Teams, de ander vanuit OneDrive en weer een ander stuurt documenten nog steeds als bijlage per e-mail. Soms worden bestanden gekopieerd, omdat mensen bang zijn dat ze iets kwijtraken als een team of projectomgeving wordt gearchiveerd. 

Zo ontstaat ongemerkt een digitale stapel, meestal omdat er geen duidelijke afspraken zijn over opslag, eigenaarschap, archivering en bewaartermijnen.

De risico’s van meer data 

Het bewaren van grote hoeveelheden oude of ongebruikte data brengt meerdere risico’s met zich mee.  

• Allereerst: het overzicht kan kwijtraken. Als bestanden op verschillende plekken staan, wordt het lastig om te bepalen wat de actuele versie is. Medewerkers zoeken langer, werken mogelijk met verouderde informatie en weten niet altijd welke bron betrouwbaar is. 

• Het tweede risico gaat over beheer. Meer data betekent meer opslag, meer omgevingen om te controleren en meer complexiteit in het dagelijks beheer. Zodra organisaties boven hun beschikbare opslagcapaciteit uitkomen, kunnen bovendien extra kosten ontstaan. 

• Het volgende risico draait om compliance. Voor veel soorten data gelden bewaartermijnen. Sommige gegevens mogen maar een bepaalde periode worden bewaard. Als die data daarna toch in de omgeving blijft staan, voldoet de organisatie mogelijk niet aan de eigen beleidsregels of geldende wet- en regelgeving. 

• Het laatste risico gaat over security. Data die niet meer nodig is, kan nog steeds worden gelekt. Sterker nog: als data eigenlijk al verwijderd had moeten zijn, wordt een datalek extra pijnlijk. Dan is er niet alleen sprake van ongewenste toegang tot informatie, maar ook van informatie die er niet meer had mogen zijn. Danny: “Data mag natuurlijk nooit gelekt worden, maar data die weg had moeten zijn lekken is misschien nog wel erger.” 

Data archiveren wordt onderdeel van governance 

Data archiveren is daarmee veel meer dan opruimen. Het raakt direct aan governance, compliance en security. Organisaties moeten niet alleen weten waar hun data staat, maar ook hoe lang die data bewaard mag worden, wie ervoor verantwoordelijk is en wanneer informatie moet worden gearchiveerd of verwijderd.

Dat vraagt om beleid, maar ook om praktische uitvoering. Want zonder technische ondersteuning blijft archivering vaak afhankelijk van handmatig opruimen. En dat gebeurt in de praktijk zelden consequent. Danny: Dat is één van de redenen waarom archivering steeds belangrijker wordt. “Niemand ruimt het op. Er is vaak geen beleid, er wordt niet gevraagd om op te ruimen en er wordt geen retentie aangegaan.” 

Een volwassen archiveringsstrategie kijkt daarom naar de volledige levenscyclus van data. Van aanmaak en gebruik tot archivering en verwijdering. Daarbij hoort ook de vraag wat er met back-ups gebeurt. Want als data volgens het beleid is verwijderd, maar nog onbeperkt in back-ups blijft bestaan, is het vraagstuk niet volledig opgelost. 

Hoe AvePoint Opus kan helpen

AvePoint Opus kan, wanneer juist ingezet, organisaties om grip te krijgen op data, opslag en bewaartermijnen. De oplossing kijkt naar data-optimalisatie en informatie lifecycle management: welke data is dubbel, verouderd of niet meer nodig, en welke informatie moet volgens bewaartermijnen worden bewaard of verwijderd? 

Daarmee biedt Opus organisaties inzicht én mogelijkheden om te handelen. Het helpt om te bepalen waar optimalisatie mogelijk is, waar opslag onnodig wordt gebruikt en hoe data volgens beleid kan worden beheerd.  

“Opus helpt je om eenvoudig en snel inzicht te krijgen in waar je kunt optimaliseren vanuit storage-perspectief. Daarnaast helpt Opus enorm bij het inrichten van de levenscyclus van data”, aldus Danny. 

Dat laatste is belangrijk. Een archiveringsstrategie werkt pas echt als duidelijk is welke data actief moet blijven, welke data gearchiveerd mag worden en welke data moet verdwijnen. Opus ondersteunt organisaties bij het inrichten van die processen, zodat archivering onderdeel wordt van het reguliere databeheer. Dat levert meer overzicht en minder beheerlast op, kan opslagkosten verlagen en verkleint risico’s op het gebied van compliance en security. Bovendien werken medewerkers en AI-oplossingen met actuelere en betrouwbaardere informatie. 

Een goede inrichting gaat daarbij verder dan techniek en beleid. Ook de impact op medewerkers speelt een belangrijke rol: archivering en retentie moeten werkbaar blijven in de dagelijkse praktijk. 

Minder belasting voor gebruikers

Een veelgehoorde zorg bij archivering en retentie is de impact op gebruikers. Moeten medewerkers zelf labels toepassen? Moeten zij per document bepalen welke bewaartermijn geldt? En hoe voorkom je dat het te ingewikkeld wordt? 

Danny: “De zorg is vaak dat gebruikers data een label moeten geven en moeten weten welke retentie daarbij hoort. Daar ontstaat regelmatig onrust. Maar dat is niet nodig, want wij kijken hoe we dat zo laagdrempelig mogelijk kunnen inrichten, met minimale impact voor gebruikers. Het doel is om archivering en retentie zoveel mogelijk slim in te richten, zonder dat medewerkers voortdurend extra handelingen moeten uitvoeren.” 

Dat maakt de stap naar archivering praktischer. Zeker voor organisaties die weten dat er iets moet gebeuren, maar bang zijn voor een groot en zwaar traject.

Actuele data wordt belangrijker door Copilot

Een doordachte archiveringsstrategie levert niet alleen voordelen op voor compliance en security. Ook de kwaliteit van informatie wordt beter. Dat wordt extra belangrijk nu organisaties steeds vaker werken met AI-oplossingen zoals Microsoft Copilot. 

Copilot haalt informatie uit de beschikbare data binnen de organisatie. Als daar veel verouderde documenten, oude beleidsversies en dubbele bestanden tussen staan, kan dat invloed hebben op de kwaliteit van de output. Verouderde input leidt dan sneller tot minder betrouwbare antwoorden. 

Danny: “Als je beleidsregels hebt die al jaren in een map staan en je vraagt Copilot om een samenvatting van het beleid, dan gaat Copilot over al die data heen. Hoe actueel is je output dan?” 

Door oude of overbodige data te archiveren en actuele data beter beschikbaar te maken, wordt de informatiebasis sterker. Dat helpt medewerkers om sneller de juiste informatie te vinden en ondersteunt betrouwbaarder gebruik van AI binnen de organisatie. 

Kortom: kies voor volwassen databeheer, bewaar minder data

Data bewaren voelt vaak veilig. Alles blijft beschikbaar, niets raakt kwijt en terugzoeken lijkt altijd mogelijk. Maar in moderne Microsoft 365-omgevingen kan onbeperkt bewaren juist het tegenovergestelde effect hebben. Het maakt de omgeving voller, complexer en risicovoller. 

Minder data bewaren betekent daarom niet dat organisaties informatie verliezen. Het betekent dat zij bewuster omgaan met wat waarde heeft, wat bewaard moet blijven en wat verantwoord weg kan. 

AvePoint Opus helpt organisaties om die beweging te maken door archivering niet als een eenmalige schoonmaakactie te zien, maar als onderdeel van volwassen databeheer. Zo ontstaat meer grip op opslag, bewaartermijnen, compliance en security. 

Voor organisaties die willen groeien in data governance is dat een belangrijke stap. Want grip op data begint niet alleen bij weten wat je hebt, maar ook bij durven bepalen wat je niet langer hoeft te bewaren.