Datamigratie naar de cloud: voorkom de ‘sleur-en-pleurmethode’

Een datamigratie naar de cloud is vaak ingewikkelder dan vooraf gedacht. Organisaties hebben hun data bijvoorbeeld jarenlang opgebouwd op een lokale fileserver, met een structuur en toegangsrechten die niet één-op-één aansluiten op de cloud. Tegelijkertijd staat daar vaak verouderde, dubbele of niet meer relevante data tussen. Wat neem je mee, wat archiveer of vernietig je en waar komt de resterende data terecht? Jony du Pré, Cloud Consultant bij IT-Value, legt uit welke keuzes organisaties vóór een migratie moeten maken. In dit artikel lees je hoe je een datamigratie voorbereidt en ervoor zorgt dat medewerkers daarna gewoon verder kunnen werken. 

Waarom is een datamigratie naar de cloud vaak ingewikkelder dan gedacht?

Veel organisaties hebben data nog lokaal opgeslagen, bijvoorbeeld op een fileserver. Die informatie is daar op een bepaalde manier gestructureerd. In de cloud kan een andere indeling nodig zijn, bijvoorbeeld per afdeling, locatie of persoon. Tegelijkertijd wil je dat medewerkers na de overstap de data terugvinden die ze nodig hebben. 

Daar komt bij dat organisaties vaak jarenlang data hebben verzameld. “Data kan zomaar tien of twintig jaar oud zijn”, vertelt Jony. “We zien veel data die niet meer relevant is of bestandstypes die in de cloud helemaal niet worden gebruikt.” 

Ook de bestaande toegangsrechten sluiten niet vanzelf aan op de nieuwe omgeving. De complexiteit zit daardoor niet alleen in het verplaatsen van bestanden. Je moet de bestaande datastructuur en rechten vertalen naar een logische situatie in de cloud én bepalen hoe je omgaat met informatie die daar niet thuishoort.

Welke data neem je wel en niet mee tijdens een migratie? 

Volgens Jony gaat het vaak mis wanneer organisaties besluiten alles uit hun lokale omgeving één-op-één over te zetten en later wel naar de data te kijken. Binnen IT-Value noemen ze dat de gekscherend ook wel de ‘sleur-en-pleurmethode’. 

Daarmee neem je ook slechte datakwaliteit, verouderde informatie en een onduidelijke structuur mee naar de cloud. Medewerkers kunnen daardoor data tegenkomen die ze allang niet meer nodig hebben, terwijl de nieuwe omgeving onvoldoende logisch is ingericht. 

Dat speelt ook een rol bij het gebruik van AI. Als bijvoorbeeld Copilot toegang heeft tot oude data, kan die informatie worden geraadpleegd. Jony noemt als voorbeeld oude personeelsdocumenten uit 2018. “Garbage in, garbage out”, vat hij samen. Wie alle oude data zonder selectie meeneemt, kan dus ook irrelevante informatie terugkrijgen. Kortom, voorkom de sleur-en-pleurmethode.  

Waar gaat een datamigratie in de praktijk vaak mis? En waarom zijn mapping en testmigraties belangrijk?

Een goede voorbereiding begint volgens Jony met drie vragen: waar staat de data nu, wie kan erbij en welke data is nog relevant? 

Daarna volgt de mapping: wat was de oude situatie en wat wordt de nieuwe? Hierin leg je vast welke data meegaat en waar die terechtkomt. Voor informatie die niet meegaat, bepaal je wat ermee gebeurt. Archiveer of vernietig je die bijvoorbeeld? Jony noemt ook de mogelijkheid om criteria te gebruiken, zoals data die al twee jaar niet meer is geraadpleegd of gewijzigd. 

Vervolgens voert IT-Value testmigraties uit en laat het medewerkers in de testomgeving controleren of zij de data zien die ze horen te zien. Als dat klopt, kan de organisatie de migratie communiceren en ook de adoptie meenemen. 

“Zo kun je eigenlijk een hele migratiestrategie toepassen in plaats van gewoon in één keer die data over te zetten en later wel te zien hoe het uitpakt”, aldus Jony.

Hoe zorg je dat medewerkers na de migratie verder kunnen werken?

Wat een goede voorbereiding oplevert, wordt vooral duidelijk wanneer medewerkers na de migratie weer aan het werk gaan. Als de rechtenstructuur niet goed is meegenomen, kan een medewerker volgens Jony in het slechtste geval zijn eigen data of afdelingsdata niet zien. Ook mail kan ontbreken. De medewerker kan dan niet goed werken en ontbrekende data moet alsnog worden overgezet. 

Bij een goed voorbereide migratie verloopt die eerste werkdag anders. De gebruiker werkt weliswaar in een andere omgeving en mogelijk met een andere gebruikersnaam, maar ziet direct de benodigde data in Teams, SharePoint en OneDrive en heeft toegang tot zijn mail. “Je wilt niet dat iemand moet gaan zoeken of ergens aan de bel moet trekken omdat er data ontbreekt”, aldus Jony. Herstel achteraf kost immers tijd én geld.

Een goede datamigratie begint vóór de migratie

Overweeg je een datamigratie naar de cloud? Breng dan eerst in kaart welke data je hebt, wat daarvan nog relevant is, wie erbij moet kunnen en waar de informatie in de nieuwe omgeving terechtkomt. Met duidelijke mapping en testmigraties voorkom je dat je problemen uit de oude omgeving simpelweg meeverhuist naar de nieuwe. Zo leg je de basis voor een cloudomgeving waarin medewerkers vanaf de eerste werkdag verder kunnen.