AvePoint Governance als krachtige aanvulling op Microsoft Purview

Steeds meer organisaties investeren in Microsoft Purview om beter grip te krijgen op hun data, risico’s en compliance-status. Dat is een logische stap. Purview helpt bij het herkennen, classificeren en beschermen van gevoelige informatie. Maar daarmee is de governance-vraag nog niet altijd opgelost.

Want inzicht is niet hetzelfde als naleving. Je kunt weten waar gevoelige data staat, welk label eraan hangt en welke risico’s er spelen. De vervolgvraag is: hoe voorkom je dat gebruikers alsnog teams, sites of samenwerkingsomgevingen aanmaken die niet passen binnen het beleid?

Daar komt AvePoint Governance in beeld. Niet bedoeld als vervanging van Purview, maar als krachtige aanvulling voor organisaties die hun Microsoft 365-omgeving niet alleen inzichtelijk, maar ook beheersbaar willen maken. Hoe je een en ander slim combineert lees je in dit artikel.

Purview geeft inzicht in data

Microsoft Purview richt zich sterk op data security, compliance en data governance. Denk aan het herkennen van gevoelige informatie, het classificeren van documenten en het toepassen van labels. Daarmee krijgen organisaties beter zicht op wat er in hun omgeving gebeurt. 

Danny Werdler, Cloud Consultant bij IT-Value vertelt: “Deze ontwikkeling is waardevol, maar niet hetzelfde als volledige governance. Purview kijkt vooral naar de data. Wat staat er in een Word-bestand of pdf? Is dat gevoelig? Moeten we dat beschermen? Maar governance is breder dan dat.” 

Dat verschil is belangrijk. Purview helpt organisaties om risico’s zichtbaar te maken en beleid te koppelen aan data. Maar veel governance-uitdagingen ontstaan al eerder: bij het aanmaken van Teams, SharePoint-sites en andere samenwerkingsvormen. 

Wie mag een team aanmaken? Welke naamgeving wordt gebruikt? Mag een omgeving extern gedeeld worden? Wie is eigenaar? Wanneer moet een team worden opgeschoond of opnieuw beoordeeld? Dat zijn vragen die niet alleen over data gaan, maar over het proces rondom samenwerken. 

Inzicht alleen voorkomt nog geen wildgroei

In veel organisaties groeit Microsoft 365 organisch. Gebruikers maken Teams aan, delen bestanden, nodigen externen uit en bouwen samenwerkingsstructuren op die op dat moment logisch voelen. Zonder duidelijke spelregels ontstaat al snel wildgroei. 

Dat hoeft niet direct zichtbaar te zijn als groot probleem. Maar op termijn wordt het lastig om te bepalen welke teams nog actief zijn, wie waarvoor verantwoordelijk is en of samenwerkingsomgevingen nog voldoen aan beleid en wetgeving. 

Purview kan helpen om achteraf risico’s te signaleren. AvePoint Governance richt zich juist op de voorkant: voorkomen dat ongewenste situaties ontstaan. 

Danny legt uit: “Als je met Purview bezig bent, doe je veel reactief. Het is al gebeurd of het gebeurt, en dan ga je acteren. Met een goede governance-tool vang je het aan de voorkant af. Dan stel je de basisspelregels vooraf vast: dit mag wel en dit mag niet.” 

AvePoint Governance kijkt naar het samenwerkingsobject 

Het grote verschil zit in de invalshoek. Purview kijkt primair naar de data. AvePoint Governance kijkt vooral naar het object waarin wordt samengewerkt: het team, de site, de groep of de werkruimte. 

AvePoint Governance helpt organisaties om standaardprocessen in te richten voor het aanmaken, beheren en controleren van samenwerkingsomgevingen. Denk aan vaste aanvraagprocessen, goedkeuringen, naamgevingsconventies, eigenaarschap, lifecycle management en periodieke controles. 

Daarmee wordt governance concreter. Niet alleen in beleid op papier, maar in de dagelijkse manier waarop medewerkers samenwerken binnen Microsoft 365. 

“AvePoint Cloud Governance focust zich echt op hoe je veilig samenwerkingsvormen aanmaakt”, zegt Danny. “Je stelt standaard spelregels en restricties in voor het samenwerken. Dat is een andere invalshoek dan alleen kijken naar de classificatie van data.” 

Beleid afdwingen in plaats van achteraf herstellen 

Een belangrijk voordeel van AvePoint Governance is dat organisaties beleid beter kunnen afdwingen. Niet door gebruikers achteraf te corrigeren, maar door processen zo in te richten dat de juiste keuzes al aan de voorkant worden gemaakt. 

Bijvoorbeeld bij het aanmaken van een nieuw team. In plaats van vrije aanmaak zonder structuur, kan een organisatie bepalen dat een gebruiker eerst een aanvraag indient. Daarbij kunnen verplichte velden worden toegevoegd, zoals doel, eigenaar, type samenwerking en gewenste toegangsrechten. 

Op basis daarvan kan automatisch worden bepaald welke instellingen gelden. Mag extern delen aanstaan? Welke naamgeving hoort erbij? Moet er een vervaldatum aan gekoppeld worden? Wie moet goedkeuring geven? 

Ook bij bestaande omgevingen biedt dit voordelen. Eigenaren kunnen periodiek worden gevraagd of hun team nog nodig is, of leden nog kloppen en of externe toegang nog terecht is. Daarmee blijft governance geen eenmalig project, maar een continu beheerproces. 

Samen sterker: Purview en AvePoint Governance

De combinatie van Purview en AvePoint Governance levert vooral meer controle op. Purview helpt om data te herkennen, classificeren en beschermen. AvePoint Governance helpt om de samenwerkingsomgeving daaromheen gecontroleerd in te richten en te beheren. 

Vanuit risicoperspectief verkleint dat de kans dat gevoelige informatie ongewenst wordt gedeeld. Vanuit beheerperspectief ontstaat meer overzicht in Teams, sites en groepen. Vanuit complianceperspectief wordt het eenvoudiger om beleid aantoonbaar toe te passen en te blijven controleren. 

Danny vat het praktisch samen: “Het levert op dat gebruikers veiliger omgaan met data en veiliger samenwerken, waardoor data minder snel naar buiten lekt.” 

Daarmee gaat het niet alleen om techniek. Het gaat ook om gedrag, verantwoordelijkheid en duidelijke keuzes. Welke risico’s accepteert een organisatie wel of niet? Welke spelregels horen daarbij? En wie bewaakt dat die spelregels blijven werken? 

Zonder draagvlak wordt governance kwetsbaar 

Organisaties onderschatten governance soms. Ze vergelijken het met een technisch project: een omgeving migreren, een tool inrichten, finetunen en door. Maar governance werkt anders. 

Volgens Danny zit het grootste deel van het succes niet in de techniek, maar in de besluiten die de organisatie zelf moet nemen. “Governance is misschien dertig procent techniek. De rest zit in besluiten, keuzes en commitment vanuit de business.” 

Dat betekent dat IT niet alleen kan bepalen hoe governance eruit moet zien. IT kan vertalen naar techniek, adviseren over mogelijkheden en tools inrichten. Maar de organisatie moet zelf bepalen wat wel en niet mag, wie verantwoordelijk is en hoeveel ruimte gebruikers krijgen.

Zonder draagvlak wordt governance kwetsbaar. Dan staat er misschien een tool, maar ontbreekt de basis om die goed te gebruiken. Danny: “Geen draagvlak en geen commitment? Dan moet je het eigenlijk niet doen. Dan ben je geld kwijt aan tooling en begeleiding, maar levert het uiteindelijk te weinig op.” 

Wanneer is AvePoint Governance interessant? 

AvePoint Governance wordt vooral interessant voor organisaties die Microsoft Purview al gebruiken of overwegen, maar merken dat inzicht alleen niet genoeg is. Bijvoorbeeld omdat Teams en SharePoint-sites snel groeien, extern delen lastig beheersbaar wordt of eigenaarschap onvoldoende duidelijk is. 

Ook voor organisaties met hogere compliance-eisen kan de combinatie waardevol zijn. Denk aan sectoren waar aantoonbaarheid, dataveiligheid en beheer belangrijk zijn. Niet alleen om risico’s te beperken, maar ook om rust en structuur te brengen in de dagelijkse samenwerking. 

Het uitgangspunt is daarbij niet: Microsoft of AvePoint. Het is juist de combinatie die krachtig is. Purview en AvePoint Governance vullen elkaar aan. Samen helpen ze organisaties om data beter te begrijpen, samenwerking veiliger te organiseren en beleid daadwerkelijk te laten landen in de praktijk.