Grip op de werkplek van de toekomst in de zorg? Houd hier rekening mee.

Een wijziging in een Microsoft Teams-omgeving kan gevolgen hebben voor dataopslag. Een nieuw HR-systeem beïnvloedt automatisch Identity Management. En een goedbedoelde innovatie kan bestaande processen verstoren. 

De moderne werkplek is een web. Elke draad staat in verbinding met een andere. Toch ontbreekt vaak het overzicht. Terwijl juist dat bepaalt of je grip houdt. 

Daarom kijken we altijd naar het geheel. Niet alleen naar losse tools, maar vooral naar de onderlinge samenhang. Welke gevolgen heeft een verandering vandaag? En wat betekent dat morgen voor adoptie, governance of security? Zo helpen we mensgerichte organisaties bewuste keuzes te maken. 

Aad Polman, senior accountmanager bij IT-Value licht toe: “Medewerkers van een organisatie binnen de ouderenzorg hadden moeite met het vinden en beheren van documenten. Deze waren moeilijk vindbaar of niet aanwezig op het Sociale Intranet. Ook konden de medewerkers er niet op vertrouwen dat de meest recente versie gehanteerd werd. Lastig en gevaarlijk, zeker als het gaat om belangrijke protocollen.” 

“Wij hebben deze organisatie geholpen door structuur aan te brengen en de documenten duidelijk zichtbaar en vindbaar te maken, zowel op het Sociale Intranet alsook binnen de SharePoint-applicatie. Medewerkers zoeken nu op een moderne manier naar documenten, welke goed beveiligd zijn én eenvoudig vindbaar.” 

Als ICT-manager draag je de verantwoordelijkheid dat gegevens toegankelijk zijn voor wie ze nodig heeft, maar ook beschermd blijven voor wie er niet bij mag. In de praktijk blijkt dat vaak lastiger dan gedacht. Door de dynamiek van instroom, doorstroom en uitstroom zijn handmatige IDU-processen foutgevoelig. Daarom is goed omgaan met Identity & Access Management belangrijk. Met Microsoft EntraID en HelloID worden accounts en rechten automatisch gekoppeld aan functies en rollen. Dat betekent: minder fouten, sneller schakelen en altijd inzicht in wie waar toegang toe heeft. 

Tegelijkertijd vraagt de explosieve groei van data om governance. Wie is eigenaar van welke Teams-omgeving? Hoe voorkom je dat gevoelige bestanden vrij gedeeld worden? Met AvePoint brengen we structuur, beleid en zekerheid aan. IAM en governance zijn cruciale bouwstenen voor de zorgwerkplek van de toekomst, waarin toegang en veiligheid hand in hand gaan. 

Aad: “IAM-systemen zoals Microsoft Entra ID en HelloID bieden uitgebreide logging en monitoring van wie wanneer toegang heeft tot welke systemen en data. Dit is essentieel voor het creëren van een auditspoor dat auditors kunnen gebruiken om naleving en beveiliging te beoordelen.”  

Goed datamanagement in de zorg begint niet bij techniek, maar bij duidelijke afspraken en slim ingerichte processen. Wie keurt een aanvraag goed? Wat gebeurt er bij inactiviteit van rollen of gastgebruikers? En hoe borg je eigenaarschap over data? Met onze kennis van Microsoft 365 en AvePoint helpen we zorgorganisaties hun governance te automatiseren en processen te stroomlijnen. Zo blijft informatie veilig, actueel en compliant en kun je erop vertrouwen dat alles goed geregeld is. 

Een digitale zorgwerkplek werkt pas echt goed als iedere professional snel en veilig bij de juiste applicaties kan. Met slimme distributie via Microsoft Intune en Recast Application Workspace zorgen we dat applicaties altijd actueel, veilig en eenvoudig vindbaar zijn. En dat vanuit elke ingang. Door goed te luisteren naar de organisatie en de gebruikers leggen we de basis voor oplossingen die aansluiten op de dagelijkse praktijk. Het resultaat? Een centrale digitale toegangspoort waar techniek, infrastructuur en gebruiksvriendelijkheid samenkomen, en zorgmedewerkers zonder omwegen aan de slag kunnen. 

Securitymanagement is meer dan firewalls en policies. De grootste kwetsbaarheid blijft vaak menselijk gedrag. Een zorgprofessional die in de hectiek snel een link opent of een wachtwoord deelt “omdat het even handig is”. 

Daarom combineren we techniek met bewustwording. Trainingen, concrete voorbeelden en heldere communicatie maken medewerkers alert. Zo wordt de mens niet langer de (vaak genoemde) zwakste schakel, maar een onmisbaar onderdeel van de digitale verdedigingslinie.

“Binnen transitietrajecten komen we regelmatig accounts tegen met uitgebreide rechten, behorende bij medewerkers welke al lang uit dienst zijn of dienstverleners van jaren geleden. Dit is relatief eenvoudig te voorkomen en te automatiseren. Het is belangrijk dat organisaties zich de risico’s realiseren en hier grip op hebben”, aldus Aad. “Je wilt immers niet medewerkers die uit dienst zijn nog actief zijn op je netwerk en toegang hebben tot jouw bedrijfsdata.”  

AI wordt vaak gezien als dé belofte voor de zorg: van slimme assistenten tot systemen die meedenken met beslissingen. Maar de vraag is niet óf AI waardevol kan zijn, maar hóe je het verantwoord inzet. Hoe waarborg je privacy? Hoe zorg je dat beslissingen uitlegbaar en ethisch verantwoord blijven?  

Wij geloven dat AI in de werkplek van de toekomst alleen waardevol is als de basis klopt: grip op data, duidelijke governance en medewerkers die begrijpen wat de technologie voor hen betekent. Alleen dan wordt AI een hulpmiddel dat zorgprofessionals écht vooruithelpt – en geen nieuwe bron van onzekerheid. 

Aad: “Steeds meer organisaties bieden medewerkers de mogelijkheid om Artifcial Intelligence (AI) te gebruiken, bijvoorbeeld door middel van ChatGPT of Microsoft Copilot. Om te voorkomen dat gebruikers documenten kunnen vinden en inzien waar ze géén rechten voor hebben (oversharing), is een juiste implementatie van Data Governance en Identity & Acces Management zeer belangrijk.” 

Bij IT-Value werken we niet voor niets vanuit onze werkwijze Kijken, Denken, Doen en Werken. We ontdekken de vraag achter de vraag, leggen de basis vast voor gewenste vooruitgang, bouwen aan die vooruitgang vanuit een visie en na implementatie zorgen we voor het onderhouden en doorlopend verbeteren van de oplossing. Zo wordt innovatie geen sprong in het diepe, maar een gezamenlijke reis vooruit.