Interne of externe projectmanager: wat past bij jouw project?

Sta je voor een belangrijk project, dan komt al snel de vraag op tafel: maak je intern capaciteit vrij of schakel je een externe projectmanager in? Onze visie is helder: tenzij je intern iemand beschikbaar hebt met voldoende projectkennis én ervaring, verdient een goede externe projectmanager zichzelf vrijwel altijd terug.

Bij die keuze spelen meerdere overwegingen een rol.

Is intern echt goedkoper?

Interne medewerkers kosten ook geld. Bovendien is de vraag wat het kost als een project struikelt, vertraging oploopt of niet het gewenste resultaat oplevert. Het voordeel van een interne projectmanager is dat die de organisatie en lijnen goed kent. Een externe moet dat eerst leren, maar brengt daar ervaring, frisse inzichten en bewezen aanpakken tegenover. Zonder tunnelvisie.

Een externe projectmanager is toch altijd fulltime?

Dat hoeft niet. Een externe projectmanager wordt vaak slechts een paar uur per dag ingezet en kan deels remote werken. Zo blijft de inzet flexibel en de kosten beheersbaar, terwijl je wel profiteert van de juiste expertise op de momenten die ertoe doen.

Zijn alle competenties aanwezig?

Een belangrijk aandachtspunt is of alle benodigde vaardigheden intern beschikbaar zijn. Zou je bijvoorbeeld het accountmanagement en de service delivery van een nieuwe, strategische klant beleggen bij iemand die je ‘erbij’ vrijmaakt? En kan een interne projectmanager, wanneer dat nodig is, stevig genoeg optreden richting leveranciers?

Projectmanagement heeft grote invloed op het risicoprofiel van een project. Een ervaren projectmanager zorgt voor een sterke start, herkent risico’s op tijd en stuurt bij voordat problemen escaleren.

Wat betekent het project voor je interne medewerker?

Een lastig project kan veel vragen van een interne medewerker. Wat is de kans op overbelasting? En kan die persoon na afloop nog prettig samenwerken met collega’s en leidinggevenden?

Externe projectmanagers richten zich volledig op het beste resultaat, ook als daarvoor impopulaire maatregelen nodig zijn. Tegelijkertijd kan een gemotiveerde interne medewerker projectmanagement juist zien als een groeistap. En gemotiveerde medewerkers zijn waardevol, zolang de context klopt.

Hoe reageert de organisatie?

Projecten brengen verandering met zich mee, en niet iedereen staat daar direct om te springen. Kan een interne projectmanager buiten de eigen lijn handelen als dat nodig is? Voelt die zich vrij om rechtstreeks naar de opdrachtgever te stappen? En is het mogelijk om ook hogere managementlagen aan te spreken?

In de praktijk zien we dat projecten soms spanning veroorzaken tussen project en lijnorganisatie. Tijdens het project is de opdrachtgever leidend, maar daarna werkt de medewerker weer gewoon onder zijn of haar lijnmanager. Dat vraagt om duidelijke afspraken en volwassen projectgovernance.

Kijk verder dan alleen kosten

Projecten vragen tijd en aandacht van veel mensen in de organisatie. Hoe efficiënter daarmee wordt omgegaan, hoe lager de totale kosten. Kijk daarom niet alleen naar het uurtarief van een interne of externe projectmanager. De impact van die rol beïnvloedt het succes, de doorlooptijd en de inzet van veel anderen.

Uiteindelijk draait het om kennis, ervaring en vaardigheden. Een project is een investering in de toekomst van je organisatie. Richt je daarom op wat je wilt bereiken en zorg dat de juiste specialisten helpen om dat doel succesvol te realiseren.