Veel organisaties lopen vast bij het automatiseren van bedrijfsprocessen, omdat deze nog niet volledig in kaart zijn gebracht. Het inzichtelijk maken van processen wordt vaak vooruitgeschoven en krijgt daardoor niet de prioriteit die het zou moeten hebben.
Stap 1: Breng je bedrijfsprocessen in kaart
Normaal gesproken doe je dit door de processen door te nemen met de mensen die er actief in zijn. Dit kost tijd, maar verdient zich vaak met gemak terug.
Breng bij het in kaart brengen in ieder geval in beeld:
- Hoe begint het proces (trigger in)?
- Welke taken moeten worden uitgevoerd?
- Eventuele uitzonderingen
- Wie verantwoordelijk is
- Wat het volgende proces is (trigger uit)
Sommige processen zijn slechts bij één persoon bekend, wat een risico vormt voor het bedrijf. Vastleggen van activiteiten lost dit op. Vergis je niet in hoeveel processen er binnen een bedrijf worden gebruikt: voordat jij iets doet, heeft een ander vaak al een stap uitgevoerd, en na jou gaat iemand anders verder.
Stap 2: Voldoet het proces aan alle wensen en eisen?
Controleer of het proces voldoet aan de gebruikte standaarden binnen het bedrijf. Vaak zijn onderdelen verouderd, bijvoorbeeld door de invoering van GDPR/AVG, of zijn er inmiddels betere oplossingen beschikbaar.
Wanneer een proces eenmaal in kaart is gebracht, is het belangrijk dit ook goed bij te houden. Via een digitale omgeving kan dit met minimale inzet, en heb je meteen de mogelijkheid om het proces te automatiseren. Zelfs kleine werkzaamheden die vaak terugkeren, kunnen zo uiteindelijk een grote besparing opleveren. Wie het kleine niet eert…
Stap 3: Hoe kunnen we dit verbeteren?
Op basis van de eerste twee stappen kan beoordeeld worden wat de beste verbeteringen zijn. Automatiseren is hierbij een essentieel onderdeel van digitale transformatie.
Wat nu?
Is het inzicht krijgen in bedrijfsprocessen simpelweg een kwestie van tijd investeren? Ja, eigenlijk wel, maar er zijn zaken om goed in de gaten te houden.
Denk aan mogelijke procesveranderingen zoals:
- Communicatie
- Samenwerking
- Omgaan met weerstand
Meer tips over weerstand bij IT-veranderingen
Vergeet tijdens deze stappen niet: Meten is weten, want gissen is missen. Het inzicht in de impact van verbeteringen werkt ook als motivatie om andere processen aan te pakken, zeker vanuit het management.
Ook klaar voor vooruitgang?
Zet de volgende stap met een partner die écht begrijpt wat telt.
- Jouw kritische IT-kennispartner: verantwoordelijk voor resultaat
- Specialist in maatschappelijke en mensgerichte organisaties
- Unieke werkwijze & methodiek voor grip en zekerheid van
de juiste keuzes - Award-winning specialist in de thema’s van nu
- Verzekerd van een vast team en persoonlijk aanspreekpunt
