IT en business met elkaar verbinden in 6 stappen

Veel IT-infrastructuren zijn in de loop der jaren organisch gegroeid. Dat maakt ze lastig te beheren. Ook de bijbehorende dienstverlening is vaak organisch meegegroeid, met terechte én onterechte verwachtingen tot gevolg. Hierdoor ziet en begrijpt de organisatie niet altijd de volledige waarde van IT.

Zonder een solide IT-inrichting en -dienstverlening is het onmogelijk om de benodigde vertrouwensband met de organisatie op te bouwen. Het begint daarom bij een fundament waarop IT proactief kan handelen in plaats van reactief.

Stap 1: Servicegericht denken

De kijk op IT moet veranderen. Het codewoord: service. In plaats van alleen te focussen op techniek, moet IT servicegericht denken. Samenwerking tussen specialisten, bijvoorbeeld database- en netwerkbeheerders, staat centraal om problemen effectief op te lossen.

Begin met het afstemmen van een basisset procedures voor de belangrijkste IT-diensten en stel servicecontracten op met belangrijke stakeholders. Maak meetbare afspraken om discussies te voorkomen. Want: If you can’t measure it, you can’t manage it. Vergeet niet successen te vieren en te belonen!

Wanneer dit startpunt is gelegd, moet servicegericht denken onderdeel worden van het DNA van de IT-afdeling. Procedures en servicecontracten kunnen daarna stapsgewijs worden uitgebreid.

Stap 2: Ontwikkel dezelfde taal

Gezamenlijk begrip voor visies, strategieën, activiteiten, meetinstrumenten en veranderimpact is cruciaal. Gesprekken tussen business en IT gaan nu vaak over kosten: welke kosten IT met zich meebrengt of hoe IT kan bijdragen aan kostenverlaging. Dit is achterhaald, omdat:

• Business en IT steeds meer verweven raken, waardoor scherpe scheidingen lastig zijn.
• Meerdere stakeholders vaak andere belangen hebben.
• Kostenverlaging door IT moeilijk voorspelbaar is; het gaat om bijdrage aan strategie en innovatie.

Om vertrouwen op te bouwen, moeten beide partijen elkaar begrijpen. Business leaders leren over IT, en IT’ers leren in business-termen te denken en spreken. Enterprise architectuur en een Service Oriented Architecture (SOA) helpen hierbij. Face-to-face communicatie blijft essentieel.

Stap 3: Bouw een gelijkwaardige relatie

De relatie tussen business en IT moet veranderen van klant-/leverancier naar strategisch partnership. IT moet vanaf het begin bij projecten en veranderingen betrokken zijn. Alleen IT-systemen waarvoor echt een business need bestaat, krijgen een eigenaar en een gedeelde verantwoordelijkheid voor prestaties.

IT moet vertegenwoordigd zijn in het management, omdat geen andere portefeuille zo verweven is met alle afdelingen. Optimaliseren of automatiseren mag geen doel op zich zijn; het moet bijdragen aan strategie en innovatie.

Stap 4: Werk aan gezamenlijke doelen

IT is steeds meer verweven met de business en heeft impact op afdelingen en processen. Afdelingen hebben nog vaak een tunnelvisie, waardoor veranderingen te laat effect hebben op andere IT-infrastructuren.

Om dit te voorkomen, moet er een organisatiebreed overzicht zijn van gezamenlijke doelen, gebaseerd op de visie en strategie van het bedrijf. Deze doelen worden vertaald naar een roadmap, centraal beheerd door een IT Governance Board (ITGB) met vertegenwoordigers van business en IT. Ideeën van de werkvloer kunnen ook ingebracht worden, zodat top-down en bottom-up samenwerken hand in hand gaan.

Stap 5: Stuur IT als een business-gedreven portfolio

Investeringen in IT moeten als portfolio worden bekeken. Risico’s, kosten en opbrengsten worden afgewogen voor de business als geheel. Hierbij geldt:

• Balans: investeer niet alleen veilig of alleen hoog-risico, maar stem af op de businesscyclus.
• Controle: evalueer voortdurend lopende en geplande projecten, valideer ze aan de strategie.

Alle investeringen moeten bijdragen aan waarde voor de business, niet alleen kostenverlaging. Services blijven de basis, techniek is ondersteunend.

Stap 6: Ontwikkel en koester relaties met leveranciers

Leveranciers zijn belangrijke bronnen van kennis, kunde en capaciteit. Goed leveranciersmanagement begint met een analyse van huidige leveranciers, het opstellen van doelen, requirements en een win-win plan. Blijf continu de performance monitoren en in gesprek over eisen, wensen en ontwikkelingen.

Conclusie

Deze zes stappen zorgen voor een nauwe samenwerking tussen IT en business. Het zijn geen kleine stappen, en er zullen tegenslagen zijn. Maar door door te zetten, kun je IT laten bijdragen aan echte waarde voor de business. Zo wordt IT een strategisch instrument dat de organisatie helpt groeien en innoveren.