Maak in 10 stappen van je applicatielandschap een slimme businesscase

Met dit 10-stappenplan krijg je overzicht in je applicatielandschap. Je ziet welke applicaties belangrijk zijn, welke verbeterd kunnen worden en welke mogelijk overbodig zijn. Zo leg je een basis voor een sterke businesscase voor rationalisatie.

Applicatielandschap in kaart brengen

Zijn de onderstaande punten herkenbaar voor jouw organisatie?

• Veel applicaties met relatief weinig gebruikers
• Dubbele functionaliteit in meerdere applicaties
• Veel interfaces
• Meerdere dataverzamelingen
• Complex landschap zonder overzicht
• Lange testtrajecten
• Trage doorlooptijd van wensen vanuit de business

Als deze punten herkenbaar zijn, kan rationalisatie van het applicatielandschap een belangrijke verbetering en besparing opleveren.

Rationalisatie betekent het duurzaam verbeteren en vereenvoudigen van de applicaties die bedrijfsprocessen ondersteunen. Hierbij geldt: less is more. Niet het aantal applicaties is belangrijk, maar de kwaliteit en toegevoegde waarde.

10 stappen voor rationalisatie van het applicatielandschap

1. Begin bij het beleid
Formuleer een eindbeeld van het applicatielandschap (bijvoorbeeld met het POTI-model). Richt je op standaardapplicaties in plaats van maatwerk, vermijd dubbele functionaliteiten, werk met authentieke databronnen en eenduidige definities, en minimaliseer interfaces.

2. Inventariseer het applicatielandschap
Leg per applicatie vast: ID, naam, eigenaar, aantal gebruikers, beheerders en leveranciers. Vergeet niet dat ook Excel-sheets als applicaties meetellen.
Tip: wijs iemand aan die de inventarisatie actueel houdt.

3. Bepaal de business value
Geef elke applicatie een score voor noodzaak (“zonder deze applicatie…”) en gebruik (hoeveelheid gebruikers/processen). Vermenigvuldig de scores om de totale waarde te bepalen.

4. Toets de kwaliteit
Beoordeel elke applicatie op functionele en technische criteria. Gebruik een puntensysteem (ja = 1, nee = 0).
Tip: laat de beheerder dit bevestigen.

5. Visualiseer in een grafiek
Plaats de business value (y-as) tegenover de kwaliteit (x-as). Zo wordt direct duidelijk welke applicaties waardevol zijn en welke minder kritisch zijn.

6. Herhaal de analyse voor interfaces en data
Voer dezelfde stappen uit voor interfaces en datacollecties.

7. Bepaal vervolgstappen per component
Beslis per component: uitzetten, verbeteren, doorontwikkelen of behouden. Overweeg ook migratie naar SaaS-oplossingen (verSaaSen).
Tip: onderzoek of een servicebus kan helpen om datastromen te centraliseren en te vereenvoudigen.

8. Start projecten gefaseerd
Voer projecten uit via Programma- of Portfolio Management. Begin gefaseerd, niet alles tegelijk.
Tip: start met uitzetprojecten – dit levert snel overzicht en resultaat.

9. Verrijk de inventarisatie
Werk de inventarisatie verder uit met nieuwe inzichten en details, zoals procesniveau (strategisch, tactisch of operationeel) en aard van gebruik.

10. Borg de besturing
Zorg voor passende governance die aansluit bij de ambitie van de organisatie. Leg verantwoordelijkheden vast bij beheer, beleid en medewerkers, zodat de rationalisatie blijvend effect heeft.

Conclusie

Dit 10-stappenplan van IT-Value helpt je om je applicatielandschap overzichtelijk en beheersbaar te maken. Door gestructureerd te inventariseren, beoordelen en gefaseerd te verbeteren, krijg je duidelijk zicht op welke applicaties behouden, doorontwikkeld of uitgezet kunnen worden. Zo borg je een duurzaam en toekomstbestendig applicatielandschap.