Een duidelijke visie op de moderne werkplek: dat hebben de meeste organisaties wel. Vaak moet alles flexibeler, veiliger en efficiënter. Maar de implementatie van de moderne werkplek blijkt in de praktijk vaak lastiger dan gedacht. Want waar begin je als je applicatielandschap complex is, beheer versnipperd en niemand meer precies weet wat er draait?
“De moderne werkplek klinkt vaak logisch op papier,” zegt Michael van Kleeff, Cloud Consultant bij IT-Value. “Maar zodra je het gaat implementeren, merk je pas hoe complex het echt is. Bovendien weten organisaties vaak wel wat ze willen, maar staat men onvoldoende stil bij het waarom daarvan.”
Wanneer moderne werkplek implementatie vastloopt in de praktijk
In veel organisaties wordt pas ingegrepen als er iets misgaat. Denk aan beveiligingsincidenten, kwetsbaarheden in software of externe druk vanuit audits en compliance. Dan blijkt ineens dat er verouderde systemen draaien of dat afhankelijkheden niet goed in beeld zijn. “Software vraagt tegenwoordig een andere aanpak,” legt Michael uit. “Het is niet meer simpel iets installeren en klaar. Je hebt allerlei afhankelijkheden die je moet bijhouden. Dat is vaak een heel web dat je niet meer overziet.”
Maar ook zonder incidenten zijn er signalen. Applicaties die traag werken, updates die niet goed verlopen of medewerkers die afhankelijk zijn van IT voor eenvoudige handelingen. Het zijn tekenen dat de werkplek niet meer aansluit op wat er nodig is.
Een ander veelvoorkomend probleem zit in rechtenbeheer. Nieuwe medewerkers krijgen vaak dezelfde rechten als hun voorganger, zonder kritisch te kijken wat echt nodig is. Daardoor ontstaat een situatie waarin mensen toegang hebben tot systemen en data die niet bij hun rol horen.
“Je verliest grip op wie waar bij kan,” zegt Michael. “En dat is precies wat je niet wilt.”
Moderne werkplek implementatie blijft vaak hangen in plannen
“In de praktijk zien we dat veel organisaties wel weten waar ze naartoe willen. De moderne werkplek staat op de roadmap, AI moet worden ingezet en alles moet ‘naar de cloud’. Maar waarom precies, dat is vaak minder duidelijk”, vervolgt Michael.
“Je hoort vaak: we willen AI of we willen naar SaaS, maar antwoord op de vraag waarom men dat dan eigenlijk wil mist nogal eens.” Zonder een goed doordacht antwoord op die onderliggende vraag blijft het bij losse keuzes. Nieuwe technologie wordt toegevoegd, maar sluit niet altijd aan op wat de organisatie echt nodig heeft.
Daar komt nog iets bij: verandering is lastig. Zeker als bestaande processen al jaren hetzelfde zijn. “Je hebt ook te maken met mensen die gewend zijn aan hoe het altijd ging,” zegt Michael. “Die krijg je niet altijd zomaar in beweging.”
Daarnaast is de keuze voor de juiste partner cruciaal. Standaardoplossingen lijken soms aantrekkelijk, maar sluiten niet altijd aan op de specifieke situatie van de betrokken organisatie.
“Je kunt een omgeving technisch volledig inrichten, maar als die niet aansluit op hoe de organisatie werkt, levert het niet het gewenste resultaat op. Je moet eerst begrijpen wat er echt nodig is voordat je gaat implementeren.”
Michael van Kleeff
Cloud consultant
Hoe de implementatie van de moderne werkplek wél succesvol wordt uitgevoerd
Volgens Michael begint een succesvolle implementatie van de moderne werkplek niet bij techniek, maar bij het gesprek. “Wij gaan eerst praten met de klant,” zegt hij. “Niet alleen over kosten, maar in eerste instantie vooral over wat er echt belangrijk is voor de betrokken partij.” Daarbij wordt gekeken naar de kern van de organisatie. Welke processen zijn cruciaal? Wat mag absoluut niet uitvallen? En wat is minder belangrijk? Pas als dat helder is, wordt bepaald welke oplossingen en technieken daarbij passen.
“Je moet de puzzelstukjes op de juiste plek leggen,” legt Michael uit. “Je kunt alles organiseren en inrichten, maar als het niet klopt met wat de organisatie nodig heeft, werkt het niet.” Die aanpak zorgt ervoor dat techniek niet leidend is, maar ondersteunend. De oplossing wordt afgestemd op de praktijk, niet andersom.
Wat de implementatie van de moderne werkplek oplevert
Wanneer de moderne werkplek goed is ingericht, verandert er veel. Niet alleen voor IT, maar vooral voor de gebruikers. Medewerkers krijgen een werkplek die direct aansluit op hun werkzaamheden. Ze hoeven minder vaak contact op te nemen met IT en kunnen zelfstandig verder. “Je wilt voorkomen dat mensen steeds contact met IT op moeten nemen om iets te laten oplossen,” zegt Michael. “Dat kost niet alleen tijd, maar haalt ze uit hun werkfocus.” Daarnaast wordt, als gevolg van een goed gerichte werkplek, het beheer proactiever. Door inzicht in gebruik en prestaties kunnen problemen worden opgelost voordat ze zichtbaar worden voor de gebruiker. “We zien in rapportages wat er gebeurt en kunnen al actie ondernemen voordat iemand een melding maakt,” legt hij uit. Dat zorgt voor rust in de organisatie en een hogere productiviteit.
De sleutel tot succesvolle moderne werkplek implementatie
De grootste fout die organisaties maken, is beginnen bij de oplossing in plaats van bij de vraag. Nieuwe laptops, nieuwe software of nieuwe technologieën lijken aantrekkelijk, maar zonder duidelijk doel leveren ze zelden het gewenste resultaat op.
“Denk goed na over wat je wilt veranderen en waarom,” zegt Michael. “En blijf focussen op wat echt belangrijk is.” Pas als dat helder is, kun je de juiste keuzes maken en de stap zetten van visie naar uitvoering.
Meer weten? We zijn er voor je.
Ook klaar voor vooruitgang?
Zet de volgende stap met een partner die écht begrijpt wat telt.
- Jouw kritische IT-kennispartner: verantwoordelijk voor resultaat
- Specialist in maatschappelijke en mensgerichte organisaties
- Unieke werkwijze & methodiek voor grip en zekerheid van
de juiste keuzes - Award-winning specialist in de thema’s van nu
- Verzekerd van een vast team en persoonlijk aanspreekpunt
