Shared devices (gedeelde apparaten zoals laptops, desktops, tablets en smartphones) zijn niet meer weg te denken uit zorgorganisaties. Ze maken het werk van frontline medewerkers sneller en efficiënter. Maar er is ook een risico: hoe houd je grip op data, toegang en security als één device door meerdere zorgverleners wordt gebruikt? Voor ICT-managers is dit geen randzaak, maar een kernvraagstuk. Wij helpen organisaties om shared devices veilig en beheersbaar in te zetten, zonder dat dit ten koste gaat van het gebruiksgemak. Hoe we dat doen lees je in dit artikel.
Shared devices zijn er overigens in verschillende soorten. Naast mobiele apparaten voor zorgmedewerkers (zoals smartphones en iPads) zijn er ook kiosk devices: vaste toestellen voor domotica, oproepsystemen of toegangsbeheer. Beide vragen om een andere manier van inrichten en beheren, maar komen vaak in één beheerstrategie samen.
De balans tussen gebruiksgemak en veiligheid
“Zorgmedewerkers moeten een device kunnen pakken en er direct mee aan de slag kunnen,” zegt Jeroen ten Have, Solution Architect bij IT-Value. “Tegelijkertijd bevat zo’n tablet of smartphone toegang tot patiëntendossiers en medicatiegegevens. Dan wil je niet dat een device onbeveiligd beschikbaar blijft in de gang.”
De grootste uitdaging ligt volgens Jeroen in het vinden van de balans tussen gebruiksgemak en veiligheid. Devices moeten snel toegankelijk zijn, maar ook direct vergrendelen zodra een medewerker wegloopt. “Je wilt dat een verpleegkundige met een persoonlijke login alleen toegang krijgt tot de informatie die bij zijn of haar rol past. Dat vraagt om role based access, conditional access en slimme time-out-instellingen.”
Een ander herkenbaar knelpunt is multifactor-authenticatie (MFA). Veel zorginstellingen gebruiken privételefoons voor MFA, maar nogal wat medewerkers ervaren dat als een inbreuk op hun privéleven. “We horen vaak: ‘Daar wil ik niks zakelijks op’,” vertelt Jeroen. Door slimme inzet van Microsoft-technologie kan MFA worden geregeld zonder medewerkers extra te belasten, bijvoorbeeld via gedeelde authenticatiemethodes op de werkvloer.
Wat gaat er mis bij shared devices in de praktijk
In niet alle zorginstellingen (en dat geldt ook voor andere mensgerichte organisaties), is de basis nog al op orde. Apparaten hebben één afdelingscode die in sommige gevallen op een sticker achterop het device staat. Of gebruikers blijven ingelogd in verschillende apps. “We zien regelmatig dat meerdere accounts tegelijk openstaan op één iPad. Dan weet je niet meer wie waar toegang toe heeft. Dat is een serieus beveiligingsrisico,” legt Jeroen uit.
Ook het beheer is vaak versnipperd. Verschillende devices hebben verschillende instellingen, waardoor medewerkers met inlogproblemen kampen of niet bij de juiste apps kunnen. “Zorgpersoneel wil gewoon dat het werkt. Als ze drie keer moeten inloggen of apps ontbreken, levert dat frustratie én risico’s op.”
Hoe IT-Value dit oplost met Microsoft Intune
Wij werken met Microsoft Intune en conditional access om shared devices beheersbaar te maken. Daarmee wordt elk apparaat centraal ingericht, beheerd en beveiligd. “Intune is eigenlijk de moderne mobile device manager (MDM),” vertelt Jeroen. “Je kunt er beveiligingsinstellingen mee afdwingen, apps distribueren en policies doorvoeren voor Windows, iOS en Android. Zo heb je één beheeromgeving voor al je werkplekken.”
Het resultaat: iedere medewerker logt met zijn eigen account in en krijgt direct toegang tot de juiste apps en data. Wisselen van gebruiker wordt eenvoudig, terwijl de security op rol- en rechtenniveau strak geregeld is. Bovendien kan een verloren apparaat direct worden gewist, zodat gevoelige zorgdata niet op straat belandt.
Deze IT-oplossing draait volledig binnen het bestaande Microsoft 365-licentiemodel. Er is geen extra MDM-platform nodig, wat het beheer eenvoudiger maakt.
“Shared devices lijken misschien een praktisch detail, maar in de zorg en andere mensgerichte organisaties, zoals (semi)overheid, raken ze de kern: grip op data, veilige toegang en werkbaarheid voor iedereen.”
Jeroen ten Have
Solution Architect bij IT-Value
Kosten besparen door slim gebruik van licenties
Naast beveiliging en bruikbaarheid speelt kostenbeheersing een grote rol in de zorg. “Organisaties kunnen vaak op licenties besparen door Intune optimaal in te zetten. We hebben klanten geholpen om honderden device-accounts op te zeggen omdat het beheer nu in Microsoft 365 geregeld is,” zegt Jeroen. “Dat scheelt duizenden euro’s per jaar.”
Voor frontline medewerkers volstaat vaak een voordelige F-licentie, terwijl kantoormedewerkers een E-licentie nodig hebben. Die slimme verdeling zorgt dat ICT-managers grip houden op de kosten, zonder concessies te doen aan veiligheid of functionaliteit.
De meerwaarde van de IT-Value aanpak
Wat maakt IT-Value anders dan andere aanbieders? Jeroen: “Wij kennen de zorg, en we betrekken eindgebruikers actief in het proces. Het gaat niet alleen om techniek, maar ook om adoptie. We testen samen met verpleegkundigen of de oplossing in de praktijk echt werkt. Pas als zij tevreden zijn, zijn wij dat ook. Die aanpak levert meer op dan een goed ingericht device management. Het zorgt voor vertrouwen bij zorgmedewerkers, minder weerstand tegen nieuwe systemen en uiteindelijk een hogere adoptie van digitale werkplekken.”
Trends die shared devices nóg belangrijker maken
De druk op de zorg neemt onder meer toe door meer apps, strengere wet- en regelgeving en audits vanuit NEN en ISO, vaak hét moment waarop organisaties pas echt in actie komen. Tegelijkertijd groeit de behoefte aan digitale samenwerking en mobiele toegang tot data. “We zien dat shared devices steeds meer het hart vormen van de zorg-IT,” concludeert Jeroen. “Wie dit niet op orde heeft, loopt niet alleen risico’s voor security en privacy, maar ook voor de continuïteit van de zorgverlening.”
IT-Value als kennispartner
Uiteindelijk draait het om grip op data, veiligheid en werkbaarheid. Jeroen: “Wij combineren diepgaande Microsoft-expertise met ervaring in de zorgsector. Daarmee helpen we ICT-managers keuzes te maken die niet alleen technisch kloppen, maar ook aansluiten bij de dagelijkse praktijk van zorgmedewerkers.”
Verder praten over dit belangrijke onderwerp? Neem contact met ons op.
Ook klaar voor vooruitgang?
Zet de volgende stap met een partner die écht begrijpt wat telt.
- Jouw kritische IT-kennispartner: verantwoordelijk voor resultaat
- Specialist in maatschappelijke en mensgerichte organisaties
- Unieke werkwijze & methodiek voor grip en zekerheid van
de juiste keuzes - Award-winning specialist in de thema’s van nu
- Verzekerd van een vast team en persoonlijk aanspreekpunt
