Migreren van UMRA naar HelloID: Mondriaan bouwt aan een toekomstbestendige IAM-omgeving

Mondriaan werkte jarenlang met UMRA voor het identity– en accessmanagementproces. De applicatie deed wat nodig was, maar de omgeving was in de loop der jaren steeds verder gegroeid. Er was maatwerk ontstaan, koppelingen waren uitgebreid en het beheer lag grotendeels intern. Toen duidelijk werd dat de support op UMRA richting end-of-life ging, was dat voor Mondriaan het moment om verder te kijken.

Niet alleen naar een technische vervanging, maar ook naar de vraag: hoe brengen we onze IAM-omgeving naar een hoger niveau? 

“Het advies was om eerst te migreren van UMRA naar HelloID en daarna een optimalisatietraject in te zetten”, vertelt Angelo Mertens, ICT-adviseur bij Mondriaan. “Daarbij wilden we ook een deel van het HelloID-beheer uitbesteden. Zo zijn we uiteindelijk bij IT-Value terechtgekomen.” 

Waarom Mondriaan de overstap maakte van UMRA naar HelloID

Mondriaan is een instelling voor geestelijke gezondheidszorg in Limburg. Binnen zo’n organisatie is goed ingericht identity- en accessmanagement essentieel. Medewerkers moeten op tijd toegang krijgen tot de applicaties die zij nodig hebben, terwijl rechten ook veilig, beheersbaar en controleerbaar moeten blijven. 

De bestaande UMRA-omgeving was in de praktijk door de jaren heen niet alleen gegroeid, maar ook steeds complexer geworden. Angelo: “Op een gegeven moment heeft onze UMRA-omgeving onbedoeld een soort spaghettistructuur gekregen. De omgeving is klein begonnen, steeds uitgebreid en met maatwerk aangevuld. Van die structuur wilden we, ook met het oog op onze continuïteit, af.” 

De overstap naar HelloID moest daarom meer zijn dan een één-op-één vervanging. Mondriaan wilde een stabiele basis leggen voor de toekomst. Een omgeving waarin koppelingen duidelijker zijn ingericht, beheer beter te volgen is en verdere optimalisatie mogelijk blijft. 

Mondriaan zocht daarvoor een partij met technische kennis, ervaring in de zorg én het vermogen om mee te denken over de vervolgstappen. Via Tools4ever kwam IT-Value in beeld. 

Een technische migratie met ruimte voor optimalisatie

De eerste fase draaide om de technische migratie van UMRA naar HelloID. Dat klinkt overzichtelijk, maar in de praktijk vroeg het om zorgvuldige analyse. De bestaande omgeving bevatte veel maatwerk en iedere koppeling moest opnieuw bekeken worden. 

“Het was niet zo dat je de ene stekker eruit kon trekken en de andere erin kon stoppen”, zegt Angelo. “We hebben elke koppeling goed moeten analyseren. Hoe hadden wij die op dat moment geconfigureerd binnen Mondriaan? Waarom zo, en hoe ziet zo’n standaardkoppeling eruit bij andere organisaties?” 

Samen met IT-Value keek Mondriaan waar standaardisatie mogelijk was en waar maatwerk nodig bleef. Dat zorgde ervoor dat de migratie naar HelloID niet alleen technisch werd uitgevoerd, maar ook direct werd gebruikt om verbeteringen door te voeren. 

Bij een aantal koppelingen werd gekozen voor de nieuwste techniek. Ook richting aangesloten partijen werd gekeken hoe de inrichting beter en toekomstbestendiger kon. “Dat zien we nu terug in minder maatwerk en een veel duidelijker beheerstuk”, vertelt Angelo. “We kunnen de koppelingen beter volgen.”

Standaardiseren waar het kan, maatwerk waar het nodig is

Een belangrijk uitgangspunt in het traject was standaardiseren waar dat kan. Het doel was niet om de organisatie in een keurslijf te dwingen, maar om het autorisatiebeheer eenvoudiger, stabieler en beter overdraagbaar te maken. 

Voor Mondriaan was dat een bewuste stap. Een IAM-omgeving waarin jarenlang uitzonderingen zijn ontstaan, werkt vaak nog wel, maar wordt kwetsbaar. Kennis zit dan in hoofden van mensen, koppelingen zijn minder transparant en wijzigingen kosten meer tijd dan nodig. 

IT-Value bracht in het traject ervaring mee vanuit vergelijkbare omgevingen, waaronder organisaties in de zorg. Daardoor kon Mondriaan steeds afwegen: houden we dit maatwerk in stand, of kunnen we aansluiten op een standaard die beter past bij beheer en doorontwikkeling? 

Die combinatie van technische migratie en inhoudelijke optimalisatie bleek waardevol. De oude UMRA-software is inmiddels uitgezet, de licenties zijn teruggebracht naar nul en Mondriaan werkt volledig met HelloID. Ook het beheer van HelloID is ondergebracht bij IT-Value. 

Hoe IT-Value Mondriaan ontzorgde in migratie en beheer

De samenwerking met IT-Value begon met gesprekken over de opdracht, de fasering en de randvoorwaarden. Daarbij waren onder meer Danny van Schaik vanuit accountmanagement en Ruud Pagie als projectleider betrokken. Voor de technische kant sloot consultant Niek de Melker, ook één van onze ervaren professionals, aan. 

Volgens Angelo zat de kracht van de samenwerking vooral in structuur, kennis en proactief meedenken. IT-Value zette een duidelijke projectstructuur neer, met gedeelde documenten, actielijsten en regelmatige afstemmomenten. “We trapten één of twee keer per week af met een kick-off in de ochtend. Aan het einde van de dag was er een wrap-up: wat hebben we afgesproken, wat hebben we gedaan en wat zijn de aandachtspunten?” 

Die manier van werken gaf overzicht. Ook als iemand een overleg miste, was er altijd naslagwerk beschikbaar. Voor een traject waarin techniek, interne medewerkers, leveranciers en beheer samenkomen, is dat geen bijzaak. Het voorkomt ruis en houdt de voortgang zichtbaar. 

Ook toen de planning iets verschoof door interne personele wisselingen bij Mondriaan, bleef de samenwerking goed. “Je hebt leveranciers die dan heel strak in hun planning blijven zitten”, zegt Angelo. “Maar IT-Value was flexibel en dacht mee. Er werd steeds open besproken wat mogelijk was.” 

De voortgangsrapportages hielpen daarbij. Elke twee weken was duidelijk wat was afgesproken, wat was gerealiseerd, wat nog openstond en hoe het zat met de begrote en gerealiseerde uren. “Dat heeft heel fijn gewerkt.” 

“Zoek je een betrouwbare partij met kennis, die je proactief ontzorgt in de optimalisatie van het IAM-proces? Dan zou ik zeker naar IT-Value gaan.”

De volgende stap: van uitvoering naar sturing

De technische migratie van UMRA naar HelloID is afgerond, maar voor Mondriaan is dit niet het eindpunt. De organisatie wil de komende periode verder bouwen aan procesoptimalisatie, uitbreiding van koppelingen, RBAC en meer grip op rollen en rechten. 

Het doel is helder: niet alleen rechten uitdelen, maar ook kunnen sturen op uitzonderingen. Angelo schetst hoe dat er idealiter uitziet. “We willen uiteindelijk dat we ’s ochtends kunnen zien: volgens het beleid hebben deze twee mensen nu rechten gekregen op deze applicatie, maar dat strookt niet met het functieprofiel dat we hebben afgesproken. Op die manier kunnen we slim anticiperen.” 

Daarmee verschuift IAM van uitvoering naar sturing. Niet handmatig alles controleren, maar automatisch inzicht krijgen in afwijkingen. Wie heeft rechten gekregen die niet passen? Waar lopen licenties uit de pas? Welke uitzonderingen vragen aandacht? 

Om daar te komen, is techniek slechts een deel van het verhaal. De grootste uitdaging zit volgens Angelo in de organisatie zelf. Applicatie-eigenaren moeten samen met HR en ICT helder krijgen welke functies, rollen en autorisaties bij elkaar horen. Pas als dat goed is vastgelegd, kan HelloID die afspraken ook ondersteunen. 

“De inrichting en techniek zijn denk ik de minste uitdaging”, zegt Angelo. “De grootste uitdaging is intern met de systeemeigenaren bewustzijn creëren. Welke rollen spreken we af? Welke rechten horen daarbij? En hoe voorkomen we dat er toch weer allerlei uitzonderingen ontstaan?” 

In deze vervolgfase kijkt ook Frank van den Heuvel, business consultant bij IT-Value mee. Dat brengt een andere blik dan alleen de technische. “Een technische consultant kijkt vaak naar de oplossing”, vertelt Angelo. “Een business consultant kijkt meer naar de probleemstelling, de oplossingsrichtingen en waar je in de toekomst naartoe wilt.” 

Dat is precies wat Mondriaan nu nodig heeft: een roadmap voor fase 2.0. De basis staat. De volgende stap is het verder optimaliseren van IAM, met meer grip op beleid, rollen, rechten en uitzonderingen. 

Voor organisaties die een vergelijkbaar traject overwegen, heeft Angelo een duidelijke boodschap. Kijk niet alleen naar de techniek, maar zorg dat ook intern de juiste gesprekken gevoerd worden. “Ik denk dat veel organisaties daar de grootste uitdaging hebben. Je moet met HR, ICT en de systeemeigenaar om tafel om duidelijk te krijgen welke functies welke autorisaties mogen hebben. Dat op papier krijgen en daar overeenstemming over krijgen, is belangrijker dan veel mensen vooraf denken.” 

Door het migreren van UMRA naar HelloID heeft Mondriaan een toekomstbestendige basis gelegd. Een basis die technisch werkt, beter beheerbaar is en ruimte biedt om verder te groeien. Samen met IT-Value werkt de organisatie nu door aan de volgende stap: IAM dat niet alleen ondersteunt, maar ook inzicht, controle en sturing geeft.