Overheidsorganisatie: “Eindelijk één overzichtelijke werkplek voor al onze applicaties, zonder extra beheerlast”

Een overheidsorganisatie beheert zo’n 5.000 werkplekken over verschillende kantoren en remote locaties. Voor het relatief kleine IT-team werd applicatiebeheer steeds complexer. Applicaties moesten handmatig worden verpakt, uitgerold en geupdatet. Dat kostte niet alleen veel tijd, maar leidde ook regelmatig tot inconsistenties en maakte het lastig om gebruikers snel toegang te geven tot de juiste tools. Daarnaast werkte de organisatie met meerdere manieren om applicaties beschikbaar te stellen. Voor medewerkers betekende dat verschillende plekken om software te vinden, en bij het IT-team groeide de behoefte aan meer overzicht en betrouwbaarheid in het beheerproces. De vraag was daarom niet alleen hoe applicaties technisch beter beheerd konden worden, maar ook hoe het voor gebruikers eenvoudiger kon.  

De oplossing: één centrale, user-first applicatiewerkplek 

Samen met de organisatie werd eerst gekeken naar het achterliggende vraagstuk: niet alleen het uitrollen van applicaties, maar ook zorgen dat medewerkers altijd toegang hebben tot de juiste applicaties op basis van hun rol en context.  

Door applicaties centraal te organiseren in een workspace en gebruik te maken van automatisering, werd applicatiebeheer voorspelbaarder en beter schaalbaar. De technologie ondersteunt daarmee de manier van werken, niet andersom. 

Resultaat: gebruiksvriendelijker, minder handwerk & toekomstgericht 

De overheidsinstantie koos voor Application Workspace als centrale applicatielaag naast SCCM en Intune. Daarmee werden applicatielevering, self-service en patchmanagement samengebracht zonder bestaande tooling te vervangen. Samen met het onboardingteam combineerde de organisatie technische verbeteringen met een meer gebruikersgerichte aanpak. Dat resulteerde in meer rust in zowel beheer als gebruik.

• Applicaties centraal beschikbaar in één werkplek
  Binnen ongeveer drie maanden is de applicatieworkload vanuit SCCM en Intune gemigreerd naar Application Workspace en zijn dubbele applicaties opgeschoond. Hierdoor hoeven medewerkers niet meer te schakelen tussen verschillende portals en beheeromgevingen. 

• Applicaties gekoppeld aan identiteit en rol, in plaats van aan losse apparaten
  Van de 186 applicaties, zijn er 30 gespecialiseerde apps die beheerd worden als custom packages voor specifieke gebruikersrollen en behoeften. Hierdoor sluit softwaredistributie beter aan op functie en context, in plaats van op losse apparaten. 

• Apps eenvoudiger toegankelijk voor gebruikers
  Om het voor medewerkers gemakkelijker te maken de juiste apps te kunnen vinden en openen, is er gekozen voor het toepassen van smart icons die standaard zijn vastgepind op het desktop en startmenu. Dit biedt gebruikers één consistente manier om applicaties te openen. 

• Minder handmatig packaging en beheer voor third-party applicaties
  Door gebruik te maken van de Recast Setup Store met meer dan 7.000 veelvoorkomende third party-applicaties, is de hoeveelheid handmatig packaging- en beheerwerk drastisch verminderd. Deze repository werkt volautomatisch en past updates automatisch op de endpoints toe. Hierdoor kan het IT-team zich richten op specialistische applicaties die maatwerk vereisen. 

• Schaalbaar packaging- en deploymentproces
  De organisatie implementeerde DTAP-fases (deployment, test, production) om applicaties veiliger uit te rollen. Door niet-IT-gebruikers al vroeg de applicaties die in ontwikkeling zijn te laten testen, worden problemen eerder zichtbaar en verlopen uitroltrajecten gecontroleerder en voorspelbaarder.   

• Voorbereid op moderne onboarding en remote deployments
  Het team bereidt zich voor op het gebruik van de Application Workspace bootstrapper om basisapplicaties automatisch te installeren tijdens imaging-processen. Op langere termijn ondersteunt dit ook de overstap naar Windows Autopilot en modern device management. Daarnaast biedt dit mogelijkheden om applicaties efficiënter via AVD aan te bieden, waarbij minder traditionele desktops beheerd hoeven te worden en applicaties flexibeler beschikbaar komen in een aparte applicatielaag. 

Vooruitblik

De overheidsorganisatie is van plan om Application Workspace verder uit te breiden dan hun huidige Windows-omgeving. De volgende stappen omvatten de uitrol naar hun VDI-platform en macOS-omgeving, evenals het intensiever benutten van ingebouwde dashboards en applicatie-inzichten.  Zo kan een groter deel van de dagelijkse werkzaamheden plaatsvinden binnen één centraal portaal.