MijnGemeenteDichtbij: “IT-Value hielp ons bij het maken van kritische keuzes en het creëren en borgen van structuur”

De ambtelijke samenwerking tussen Boxtel en Sint-Michielsgestel – samen opererend onder de vlag van MijnGemeenteDichtbij – stond voor een grote IT-transitie. “We gingen van alles zelf beheren naar regie voeren op IT. Dat vraagt om overzicht, zekerheid rondom het maken van de juiste keuzes én een partner die snapt waar je naartoe wilt,” vertelt Fred Heinrichs, coördinator ICT. Die partner vonden ze in IT-Value: een groep professionals die snel schakelt, meedenkt én de juiste kennis aan boord heeft. “Ze helpen niet alleen met de uitvoering, maar zorgen ook voor een goede afstemming en overdracht naar onze medewerkers. Dat maakt ons als organisatie sterker.”  

“Jarenlang beheerde MijnGemeenteDichtbij zijn eigen servers en IT-infrastructuur. Maar met de opkomst van hybride werken, veranderden de behoeften: een grotere flexibiliteit en schaalbaarheid. We wilden onze serverruimte leegmaken en zoveel mogelijk IT-diensten onderbrengen bij leveranciers. Dat vraagt om een ander speelveld: van uitvoeren naar regie,” aldus Fred. Die koerswijziging kreeg vorm in hun programma MIA: Modernisering Informatiearchitectuur. 

Doordachte keuzes binnen het Microsoft-ecosysteem

Onder MIA vielen meerdere projecten, waaronder het overstappen naar Microsoft Teams voor bestanden en bellen, de invoering van dockingstations en het centraal inrichten van een modern werkplekportaal. “Onze documenten zijn nu ondergebracht in Teams, we hebben een intranet in SharePoint, en werken met Dynamics voor onze website en zaaksysteem. Microsoft biedt een rijk palet, maar je moet als organisatie wél kiezen: wat gebruik je wel en wat niet?” vertelt Fred. “Daar helpt IT-Value goed in mee.” 

Ze kijken kritisch mee welke functionaliteiten echt meerwaarde bieden, zorgen dat alles veilig en beheersbaar wordt ingericht, en denken vooruit over de impact op beheer, gebruikers en data-opslag. “We krijgen niet alleen technische implementatie, maar ook advies over beleid en gebruik.” 

Snel schakelen, slimme keuzes

Het IT-Value-team ondersteunde de implementatie van Recast Application Workspace, voorheen Liquit, en cruciaal voor het veilig en centraal aanbieden van applicaties op laptops. “We hadden een lange lijst met software die overgezet moest worden. Michael van Kleeff, Cloud Consultant bij IT-Value keek ernaar en zei: ‘Deze hele groep is standaard, kunnen we zo meenemen.’ Dat geeft rust. Je denkt dat je een berg werk hebt, maar blijkt op dag één al meters te maken.” 

Kennis, aanpak, meedenken

Wat Fred waardeert in de samenwerking? “Kennis, aanpak en meedenken,” somt hij op. “Ze schakelen snel, hebben aan weinig woorden genoeg en pakken dingen meteen op. Geen gedoe met wachttijden of herhaalde uitleg. En wat ik ook prettig vind: de maandelijkse ondersteuning op locatie. Dan kunnen we meteen doorpakken, prioriteren, en collega’s betrekken.” 

Geen wildgroei, maar grip

Een belangrijk aandachtspunt tijdens de migratie was het voorkomen van wildgroei in Teams en Microsoft-apps. “Je moet keuzes maken: welke kanalen staan we toe, wat gebeurt er met data als iemand uit dienst gaat? IT-Value helpt ons om daar beleid op te maken. Dat zorgt voor structuur en borging. Je wilt archiefvaardig zijn, niet een versnipperd IT-landschap achterlaten.” 

Meer dan implementatie: ook overdracht

IT-Value kijkt verder dan alleen opleveren. “We krijgen echt kennis mee. Michael gaf sessies voor onze servicedesk, zodat zij eenvoudige issues zelf kunnen oppakken. Dat ontlast systeembeheer. Het is echt een samenwerking waarin onze mensen leren en groeien.” 

Fred ervaart het als prettig om met een partij als IT-Value te werken. “Bij grote leveranciers ben je als gemeente al snel een van velen. Hier voel je je gehoord. En misschien wel het grootste compliment: soms zeggen we de maandelijkse meeting af omdat alles gewoon lekker loopt. Ook dat kan gewoon en dat geeft veel vertrouwen.” 

Tip van Fred

Voor organisaties die ook willen overstappen op regievoering in IT, heeft Fred een heldere tip: “Zorg dat je zelf je applicatielandschap op orde hebt. Dan kunnen partijen zoals IT-Value meteen aan de slag. En houd rekening met een plan B – niet alle leveranciers zijn klaar voor SaaS. Dan wil je wel vooruit kunnen.”