Zorggroep Drenthe: “Met HelloID Provisioning maakten we een enorme efficiëntieslag”

Zorggroep Drenthe biedt ouderenzorg op meerdere locaties in Drenthe. Met honderden medewerkers en voortdurende instroom en doorstroom van personeel, is het beheren van accounts en autorisaties een terugkerende taak. Tot voor kort gebeurde dat grotendeels handmatig. “We deden eigenlijk alles via Excel,” vertelt Tim Groenewold, informatie- en applicatiebeheerder bij Zorggroep Drenthe. “Bij elke mutatie vanuit HR moesten we zelf uitzoeken welke autorisaties bij welke rol hoorden. Dat kostte enorm veel tijd en was foutgevoelig.” Samen met IT-Value implementeerde Zorggroep Drenthe stapsgewijs HelloID Provisioning met een koppeling naar Active Directory en Nedap. Het resultaat is meer rust, minder fouten en een duidelijke professionaliseringsslag. 

Van handmatig puzzelen naar automatisch regelen 

Voor de implementatie van HelloID Provisioning werkte Zorggroep Drenthe met handmatige overzichten. Rollen werden gekoppeld aan autorisaties op basis van Excelbestanden. Accounts moesten apart worden aangemaakt. E-mailadressen werden handmatig ingericht. Deskundigheden en profielen in Nedap werden afzonderlijk toegewezen. 

“Als er iemand in dienst kwam of een functiewijziging had, gingen we zelf kijken wat er allemaal aangepast moest worden,” zegt Tim. “En dat liep nog wel eens anders dan we wilden.” De foutgevoeligheid lag hoog. De functioneel beheerder controleerde regelmatig of alles goed was gegaan. “Die is nu een stuk blijer,” lacht Tim. “Er hoeft veel minder gecontroleerd te worden.” 

Met de nieuwe, goed doordachte inrichting worden e-mailaccounts automatisch aangemaakt, de juiste velden en afdelingen gevuld en autorisaties gekoppeld aan rollen. Ook de koppeling met Active Directory en Nedap loopt nu via provisioning. 

“Het scheelt gewoon enorm veel tijd. En de kans op fouten is eigenlijk weg.” 

De aanleiding: eindelijk budget en de wens om te verbeteren

De wens om dit te automatiseren leefde al langer binnen de organisatie. “We wilden dit eigenlijk al een paar jaar,” vertelt Tim. “Maar er moest natuurlijk budget voor zijn.” 

Toen dat budget er kwam, werd de stap gezet. HelloID zelf adviseerde IT-Value als implementatiepartner. Er was dus geen sprake van lange aanbestedingstrajecten of uitgebreide selectierondes. “Ze zullen hun partners niet voor niets aanraden, dus daar hadden we wel vertrouwen in,” zegt Tim nuchter.  

Laagdrempelig, informeel en competent

In de samenwerking werkte Zorggroep Drenthe met meerdere specialisten van IT-Value, onder wie Ruud Pagie en technische consultants voor de koppelingen met Active Directory en Nedap. 

“Het contact was laagdrempelig,” zegt Tim. “We stuurden bijvoorbeeld gewoon even een mailtje over en weer. Best informeel eigenlijk. Dat maakte het makkelijk.” 

Wat hem vooral opviel, is dat IT-Value goed luisterde naar de wensen vanuit Zorggroep Drenthe. “Ze sloten gewoon aan op wat wij wilden. Als we een casus neerlegden, dachten ze mee in oplossingen. En technisch waren onze wensen allemaal mogelijk.” 

Volgens Tim zit de kracht in die combinatie van kennis en toegankelijkheid. “Ze zijn competent in wat ze doen. En het kwam niet te zakelijk over. Dat past wel bij ons.” 

Goed voorbereiden is het halve werk

De implementatie verliep, mede door het goede denkwerk vooraf, grotendeels soepel en snel. Het technische deel stond relatief vlot. De koppeling met Nedap vroeg meer tijd, deels door interne afstemming en vakanties. Tim benadrukt dat in dit soort projecten een goede voorbereiding cruciaal is. “Zorg dat je je vragen en wensen vooraf helder hebt. Zet ze ook op mail. Dan voorkom je misverstanden.” Soms liep de communicatie overigens wel wat langs elkaar heen. “Dan hadden wij iets gekozen en werd het toch anders opgepakt. Uiteindelijk werd het opgelost, maar dat kostte soms wat extra tijd.” Tim ziet het proces tegelijk als een waardevol leermoment. “Eigenlijk is het een soort audit. Je komt al je uitzonderingen en rommel tegen. Dat helpt je om op te schonen.” 

Basis staat, uitbreiden wordt eenvoudiger

Terugkijkend denkt Tim dat delen van de inrichting misschien ook intern door de zorggroep zelf gekund hadden, nu hij het proces beter begrijpt. Maar de koppeling met Active Directory vroeg dan weer wél om specifiek programmeerwerk. “Het is fijn om op weg geholpen te worden,” zegt hij. “Als het eenmaal draait, kun je veel zelf uitbreiden. Maar de basis goed neerzetten is het lastigste. Die basis staat nu. En dat geeft vertrouwen.” 

Doorontwikkelen op veiligheid

De samenwerking stopt niet bij livegang. Op dit moment werkt Zorggroep Drenthe samen met IT-Value aan een extra beveiligingsstap bij nieuwe medewerkers. 

Bij indiensttreding ontvangen nieuwe medewerkers automatisch hun inloggegevens op een privé e-mailadres. In enkele gevallen ging dat mis door fout ingevoerde adressen. De oplossing wordt nu aangepast: gebruikersnaam per e-mail, wachtwoord per sms. “Als één van de twee verkeerd gaat, kun je alsnog niet inloggen. Dat maakt het veiliger.” 

Professionalisering in provisioning

Voor Tim is de kern helder. “De overstap naar HelloID Provisioning is een enorme efficiëntieslag geweest,” zegt hij. “Het resultaat? Minder foutgevoeligheid, minder handwerk en een stuk professioneler ingericht.” De grootste winst zit niet alleen in tijd, maar in vertrouwen. Tim: “De processen kloppen. Autorisaties zijn logisch ingericht. En onze organisatie kan verder bouwen op een stevige basis.”